TIETOSUOJASELOSTE (25.5.2018 alkaen)
Euroopan Unionin yleinen tietosuoja-asetus (EU) 2016/679, artiklat 12, 13, 14 ja 19

1. Rekisterinpitäjä
Koillismaan Osuuskauppa
Postiosoite: Revontulentie 2, 93600 Kuusamo
Koillismaan Auto 010 76 33823
Käyntiosoite: Revontulentie 2, 93600 Kuusamo
Y-tunnus: 0186399-1

2. Tietosuojavastaavan yhteystiedot
tietosuojavastaava@sok.fi

3. Rekisteriasioita hoitava henkilö
koillismaa.tietosuoja@sok.fi

4. Rekisterin nimi
Koillismaan Auton asiakasrekisteri

5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Henkilötietoja käsitellään autokaupan asiakassuhteen hoitamiseen ja kehittämiseen
osana automyynti- ja jälkimarkkinointiprosesseja. Autonmyyntiprosessissa henkilötietojen käsittelyn tarkoituksia ovat:
• Tarjouskyselyjen vastaanottaminen ja niihin vastaaminen
• Tarjouksen, tilaus- ja kauppasopimuksen teko ja toteutuneiden kauppojen
kirjaaminen
• Käteiskaupassa mahdollinen rahanpesulain mukainen asiakkaan tunnistaminen
ja varojen varojen alkuperän varmistaminen
• Koeajon tai autonvuokrauksen toteuttaminen
• Arvion antaminen asiakkaan vaihtoautosta
• Automerkin maahantuojan palveluiden varmistaminen
• Asiakkaan yhteydenottoihin vastaaminen
• Osamaksurahoitushakemuksen teko, osamaksusopimuksen teko ja laskutus.
• Auton vakuuttaminen
• Auton rekisteröinti
• Asiakastyytyväisyyden varmistaminen
• Suoramarkkinointi uusista autoista ja autokaupan palveluista

Suoramarkkinoinnissa henkilötietojen käsittelyn tarkoituksia ovat:
• Palveluiden ja tuotteiden markkinointi
• Tapahtumakutsujen lähettäminen
• Potentiaalisten asiakkaiden kontaktointi

6. Henkilötietojen käsittelyn peruste
Henkilötietoja käsitellään seuraavin perustein
Art. 6.1 b) Sopimus
Tilaus- ja kauppasopimus, osamaksusopimus
Art. 6.1 b) Suostumus
Suoramarkkinointisuostumus
Art 6.1 c) Lakisääteinen velvoite
• kauppalaki,
• kirjanpitolaki,
• liikennevakuutuslaki,
• ajoneuvolaki,
• laki ajoneuvoliikennerekisteristä
• rahanpesulaki

Henkilötunnuksen käsittely perustuu rekisteröidyn yksiselitteiseen yksilöimiseen sopimuksen tai koeajon, ja rekisteröidyn tai rekisteripitäjän oikeuksien ja velvollisuuksien toteuttamiseksi.

7. Kuvaus rekisterinpitäjän oikeutetusta edusta
Henkilötietojen käsittely ei perustu rekisteripitäjän oikeutettuun etuun.

8. Käsiteltävät henkilötiedot

Tarjouspyyntö:
• asiakkaan puhelinnumero tai sähköposti

Tarjous:
• asiakkaan nimi
• osoite
• sähköposti
• markkinointisuostumus tai -kielto
• tieto hyväksytystä tai hylätystä rahoitushakemuksesta
• henkilötunnus auton koeajoa varten

Kauppa- ja tilaussopimus:
• asiakkaan nimi
• henkilötunnus
• osoite
• sähköposti
• markkinointisuostumus tai -kielto

Rahoitushakemus tehdään autokaupan järjestelmän kautta rahoitusyhtiölle.

Tiedot eivät tallennu autokaupan järjestelmään:
• ammatti
• työnantaja
• työsuhteen muoto
• vuositulot
• rinnakkaishakijan tiedot
• kopio ajokortista

Vakuutus- ja rekisteröinti:
• henkilötunnus
• auton tiedot

Romutustodistus:
• asiakkaan nimi

9. Käsiteltävät henkilötietoryhmät
Yhteystiedot, henkilötunnus, auton tiedot, markkinointisuostumus tai –kielto

10.Tietolähde ja kuvaus tietolähteistä, mikäli tiedot on kerätty julkisista lähteistä
Tiedot saadaan asiakkaalta itseltään sekä Trafin ajoneuvotietorekisteristä. Rahoitusyhtiöltä saadaan tieto hyväksytystä tai hylätystä rahoitushakemuksesta. Hakemuksen yhteydessä annetut tiedot eivät tallennu. Vakuutusyhtiöltä saadaan autovakuutustiedot

11.Henkilötietojen vastaanottajat
Henkilötietoja käsitellään tässä selosteessa määriteltyihin tarkoituksiin sähköisissä järjestelmissä ja palveluissa. Käytämme ulkoisia palvelukumppaneita järjestelmä- ja tukipalveluiden tuottamisessa. Henkilötietoja voidaan siirtää käytössä oleville palvelukumppaneille siltä osin, kun nämä osallistuvat toimenpiteiden toteuttamiseen saadun toimeksiannon puitteissa.
Huolehdimme kumppaneidemme henkilötietojen suojan riittävästä tasosta lainsäädännön edellyttämällä tavalla. Henkilötietoja voidaan sopimuksen tai voimassa olevan lainsäädännön perusteella luovuttaa
• auton maahantuojalle tieto autokaupasta maahantuojan palveluiden
aktivoimiseksi sekä tietoa mahdolliseen takuukorjaukseen tai takaisinkutsuun
liittyen
• liikenteen turvallisuusvirasto Trafille auton rekisteröintiä varten
• vakuutusyhtiölle auton vakuuttamista varten
• rahoitusyhtiölle osamaksurahoitusta varten
Luovutamme tietoja viranomaisille voimassaolevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa esimerkiksi viranomaisten tietopyyntöihin vastattaessa. Tietoa ostoista luovutetaan S-ryhmän asiakasomistaja- ja asiakasrekisteriin Bonuksen maksamista varten silloin kun asiakas käyttää S-Etukorttia.

12. Henkilötiedon siirrot kolmanteen maahan tai kansainväliselle järjestölle ja käytetyt suojatakeet
Emme siirrä henkilötietoja kolmansiin maihin Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle tai kansainvälisille järjestöille.

13.Henkilötietojen säilytysaika tai säilytysajan määrittämisen kriteerit
Tämän selosteen mukaisia henkilötietoja säilytetään ainoastaan niin kauan ja siinä laajuudessa kuin ne ovat tarpeellisia ja rekisterinpitäjä hyödyntää niitä ilmoitettuihin käsittelytarkoituksiin liittyvässä toiminnassa. Muualta suoramarkkinointiin hankittuja henkilötietoja ja prospektien tietoja säilytämme ostosopimuksen määrittelemän ajan tai enimmillään 2 kuukauden ajan, mikäli tarjous tai yhteydenotto ei johda asiakkuuteen. Asiakkaiden yhteydenottoja kuten tarjouspyyntöjä tai koeajopyyntöjä tai autosta tehtyä tarjousta säilytetään tarjouksen voimassaoloaika tai enintään kolme kuukautta, jonka jälkeen tiedot poistetaan järjestelmästä sekä paperitarjoukset hävitetään. Asiakkaan tuntemistiedot säilytetään rahanpesulain määrittelemät viisi vuotta vakituisen asiakassuhteen päättymisestä tai liiketoiminnan suorittamisesta.

Arviokortit vaihtoautosta; tuloste säilytetään auton paperien tai tarjouksen mukana, säilytysaika kuten tarjouksella.

Koeajokäyttölupa hävitetään kun auto palautuu koeajolta. Tiedot koeajajasta ovat järjestelmässä ja säilytetään kuten tarjous.

Niin sanottujen punakilpisten esittelyautojen (autovero maksamatta) käyttöluvat arkistoidaan verotarkastusta varten kirjanpitolain mukainen kuluva + kuusi vuotta.

Tilaus- ja kauppasopimusta säilytetään kirjanpitolain mukaisesti kuluva + 6 vuotta. Tietojen läpikäynti ja hävitys toteutetaan kerran vuodessa.

Kuusakoskelta saadusta romutustodistuksesta säilytetään yksi kopio autoliikkeessä ja yksi kopio toimitetaan maahantuojalle. Autoliikkeen kopio hävitetään kun hyvitys romutuspalkkiosta on tullut autoliikkeen tilille.

14.Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä henkilöllä on seuraavat oikeudet

• Oikeus saada pääsy henkilötietoihin
• Oikeus tietojen oikaisemiseen
• Oikeus tietojen poistamiseen (kun käsittelyperuste on suostumus tai
lakiperustetta käsittelylle ei ole)
• Oikeus käsittelyn rajoittamiseen (tietojen oikeellisuuden kiistäminen tai
lainvastainen käsittely)
• Vastustamisoikeus (suoramarkkinointi tai muu oikeutetun edun perusteella
tapahtunut käsittely)
• Oikeus peruuttaa suostumus
• Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen (automaattisen käsittelyn osalta)
• Oikeus saada tieto henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta

Jos henkilö haluaa käyttää oikeuksiaan tai saada lisätietoa henkilötietojensa käsittelystä, hän voi olla yhteydessä tässä selosteessa mainittuun rekisterinpitäjään.

Henkilöllä on myös oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle jos hän katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.

15.Suostumuksen peruuttaminen
Henkilöllä on oikeus peruuttaa antamansa suoramarkkinointisuostumus niin halutessaan. Suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta suostumuksen perusteella ennen sen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen. Markkinointisuostumuksen peruutus tehdään ottamalla yhteyttä autokauppaan.

16.Henkilötiedon antamatta jättämisen vaikutukset sopimukselle
Auton osto ei toteudu.

17.Automatisoidun päätöksenteon tai profiloinnin merkitykselliset tiedot
Henkilötietojen käsittelyyn ei liity automatisoitua päätöksentekoa eikä henkilötietojen perusteella tehdä profilointia.

18.Henkilötietojen käsittelyn vaikutukset ja yleinen kuvaus teknisistä ja
organisatorisista turvatoimista
Suojaamme henkilötietoja huolellisesti koko niiden elinkaaren ajan käyttämällä asianmukaisia tietosuoja- ja tietoturvallisuuskeinoja. Autokaupan järjestelmätoimittajat käsittelevät henkilötietoja tietoturvallisissa palvelintiloissa.

Pääsyä henkilötietoihin on rajoitettu ja henkilöstöllä on salassapitovelvollisuus. S-ryhmässä suojaamme henkilötietoja muun muassa ennakoivalla riskienhallinnalla ja turvallisuussuunnittelulla, tietoliikenteen suojakeinoin ja käyttämällä turvallisia laitetiloja, kulunvalvontaa ja turvallisuusjärjestelmiä. Henkilötietoja sisältävät fyysiset asiakirjat säilytetään alkukäsittelyn jälkeen lukituissa säilytystiloissa. Käyttöoikeuksien myöntäminen ja seuranta on hallittua.

Koulutamme henkilötietojen käsittelyyn osallistuvaa henkilökuntaamme säännöllisesti ja huolehdimme siitä, että myös yhteistyökumppaniemme henkilöstö ymmärtää henkilötietojen luottamuksellisen luonteen ja turvallisen käsittelyn merkityksen. Valitsemme  käyttämämme alihankkijat huolellisesti. Päivitämme jatkuvasti sisäisiä käytäntöjämme ja ohjeitamme. Jos kaikista suojatoimistamme huolimatta henkilötiedot joutuvat vääriin käsiin, on mahdollista, että henkilöllisyys varastetaan tai henkilötietoja käytetään muuten väärin. Jos havaitsemme tällaisen tapahtuman, ryhdymme viipymättä selvittämään sitä ja pyrimme estämään aiheutuvat vahingot. Informoimme tietoturvaloukkauksesta tarvittavia viranomaisia ja rekisteröityjä lainsäädännön vaatimusten mukaisesti.