Tietosuojainformaatio

Koillismaan Osuuskaupan ruokatiliasiakkuuden asiakasrekisteri

TIETOSUOJASELOSTE (25.5.2018 alkaen)
Euroopan Unionin yleinen tietosuoja-asetus (EU) 2016/679, artiklat 12, 13, 14 ja 19

1. Rekisterinpitäjä
Koillismaan Osuuskauppa
Postiosoite: Huoparintie 1, 93600 Kuusamo
010 76 33005
Käyntiosoite: Huoparintie 1, 93600 Kuusamo
Y-tunnus: 0186399-1

2. Tietosuojavastaavan yhteystiedot
tietosuojavastaava@sok.fi

3. Rekisteriasioita hoitava henkilö
koillismaa.tietosuoja@sok.fi

4. Rekisterin nimi
Koillismaan Osuuskaupan ruokatiliasiakuuden asiakasrekisteri
(uusia ruokatilejä ei enää avata)

5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on tuottaa ruokatiliasiakkuus asiakkaan valitsemassa Koillismaan Osuuskaupa toimipaikassa. Ruokatiliasiakkuudessa asiakas tai hänen valtuuttamansa henkilöt voivat tehdä ostoksia ruokatilille, ja ostokset maksetaan kuukausittain sopimuksessa sovittuna ajankohtana.

Tilisopimusasiakirjalla asiakas valtuuttaa Koillismaan Osuuskaupan tarkastamaan asiakkaan luottokelpoisuuden ja merkitsemään asiakasrekisteriinsä tilisopimuksesta ilmenevät asiakastiedot.

Sopimuksella asiakas voi antaa esimerkiksi kotipalvelulle oikeuden käydä tekemässä ostoja asiakkaan tilille. Mikäli asiakkaan edustaja käyttää tilinkäyttöoikeutta, tämän edustajan on esitettävä kassalla voimassaoleva henkilöllisyystodistus ja allekirjoitettava toimipaikkaan jäävä tosite ostotapahtumasta.

6. Henkilötietojen käsittelyn peruste
Henkilötietoja käsitellään seuraavin perustein
Art. 6.1 b) Sopimus
Ruokatilisopimus toimipaikan kanssa
Henkilötunnuksen käsittely perustuu rekisteröidyn yksiselitteiseen yksilöimiseen sopimuksen, ja rekisteröidyn tai rekisteripitäjän oikeuksien ja velvollisuuksien toteuttamiseksi.

7. Kuvaus rekisterinpitäjän oikeutetusta edusta
Henkilötietojen käsittely ei perustu rekisteripitäjän oikeutettuun etuun.

8. Käsiteltävät henkilötiedot
Osuuskaupan ruokatilisopimuksen toteuttamiseen ja liittyviin palveluihin käsittelemät tiedot:

• Etu- ja sukunimi, (hakija sekä puoliso)
• Henkilötunnus
• Katuosoite, postinumero, toimipaikka
• Puhelinnumero kotiin tai matkapuhelinnumero
• Ammatti tai asema
• Työnantaja, työsuhteen alkamispäivämäärä
• Tilinkäyttöoikeutetut nimi ja henkilötunnus
• Haettava tilimyynnin yläraja / kk
• Maksupäivämäärä kuukauden x. päivä
• Osuuskaupan jäsennumero
• Tunnistusasiakirjan (passi, ajokortti, henkilökortti, kuvallinen KELAkortti) voimassaoloaika / myöntämispäivämäärä
• Tosite ostotapahtumasta
• Tiedot asiakkaan ostoista
• Tiedot maksusuorituksista ja saatavista
• Tieto luottokelpoisuudesta
• Bisnoden tietojärjestelmässä tarkasteltava tieto
luottopäätöksentekoprosessissa
• Maksuhäiriömerkinnän pvm
• Merkinnän aiheuttanut summa
• Merkinnän aiheuttaneen saatavan maksupvm

Uusia tilejä ei enää avata.

9. Käsiteltävät henkilötietoryhmät
Asiakkaan yhteystiedot ja henkilötunnus, valtuutettujen nimitiedot ja henkilötunnus, asiakkaan luottotiedot, luotonmyöntämiseen ja laskutukseen vaikuttavat tiedot, osto- ja maksuhistoria

10.Tietolähde ja kuvaus tietolähteistä, mikäli tiedot on kerätty julkisista
lähteistä
Tiedot saadaan asiakkaalta itseltään
Tieto luottokelpoisuudesta saadaan Bisnode Oy:n järjestelmästä

11.Henkilötietojen vastaanottajat
Henkilötietoja käsitellään tässä selosteessa määriteltyihin tarkoituksiin sähköisissä
järjestelmissä ja palveluissa. Käytämme ulkoisia palvelukumppaneita järjestelmä- ja tukipalveluiden tuottamisessa.

Henkilötietoja voidaan siirtää käytössä oleville palvelukumppaneille siltä osin, kun
nämä osallistuvat toimenpiteiden toteuttamiseen saadun toimeksiannon puitteissa.

Huolehdimme kumppaneidemme henkilötietojen suojan riittävästä tasosta lainsäädännön edellyttämällä tavalla.

Henkilötietoja voidaan sopimuksen tai voimassa olevan lainsäädännön perusteella
luovuttaa.

Henkilötietoja käsitellään Fujitsu kassajärjestelmätoimittajan, SOK Vähittäiskauppa ja sen järjestelmäkumppanien toimesta Suomessa. Huolehdimme kumppaneidemme henkilötietojen suojan riittävästä tasosta lainsäädännön edellyttämällä tavalla.

Osuuskaupalla on oikeus siirtää erääntynyt saatava perintään kolmannelle osapuolelle.

Tietojen voidaan luovuttaa viranomaisille voimassaolevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa esimerkiksi viranomaisten tietopyyntöihin vastattaessa.

Tietoa ostoista luovutetaan talouden laskutuskumppanille ruokatilinostojen laskutusta varten sekä S-ryhmän asiakasomistaja- ja asiakasrekisteriin bonuksenmyöntämisehtojen puitteissa automaattisesti sen S-Etukortin jäsennumerolle, jonka asiakas on sopimuksessa ilmoittanut.

12. Henkilötiedon siirrot kolmanteen maahan tai kansainväliselle järjestölle ja
käytetyt suojatakeet
Emme siirrä henkilötietoja kolmansiin maihin Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle tai kansainvälisille järjestöille.

13.Henkilötietojen säilytysaika tai säilytysajan määrittämisen kriteerit
Tämän selosteen mukaisia henkilötietoja säilytetään ainoastaan niin kauan ja siinä laajuudessa kuin ne ovat tarpeellisia ja rekisterinpitäjä hyödyntää niitä ilmoitettuihin käsittelytarkoituksiin liittyvässä toiminnassa.

Tilisopimus paperidokumenttina: Sopimuksen voimassaoloaika.

Tosite ostotapahtumasta (allekirjoitettu ostokuitti) säilytetään kirjanpitolain mukaisesti kuluva vuosi ja kuusi seuraavaa vuotta.

Osuuskaupan kassajärjestelmä: Ostohistoriaa säilytetään kuluva vuosi + 2 vuotta viimeisestä tilauksesta.

14.Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä henkilöllä on seuraavat oikeudet:
• Oikeus saada pääsy henkilötietoihin
• Oikeus tietojen oikaisemiseen
• Oikeus tietojen poistamiseen (elinkaaren päättyessä tai mikäli käsittely
on lainvastaista)
• Oikeus käsittelyn rajoittamiseen (tietojen oikeellisuuden kiistäminen tai
lainvastainen käsittely)
• Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen (automaattisen käsittelyn
osalta)
• Oikeus saada tieto henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta

Jos henkilö haluaa käyttää oikeuksiaan tai saada lisätietoa henkilötietojensa
käsittelystä, hän voi olla yhteydessä tässä selosteessa mainittuun rekisterinpitäjään.

Henkilöllä on myös oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos hän katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.

15.Suostumuksen peruuttaminen
Henkilötietojen käsittely ei perustu suostumukseen.

16.Henkilötiedon antamatta jättämisen vaikutukset sopimukselle
Uusia ruokatilejä ei avata.

17.Automatisoidun päätöksenteon tai profiloinnin merkitykselliset tiedot
Henkilötietojen käsittelyyn ei liity automatisoitua päätöksentekoa eikä henkilötietojen perusteella tehdä profilointia.

18.Henkilötietojen käsittelyn vaikutukset ja yleinen kuvaus teknisistä ja organisatorisista turvatoimista
Suojaamme henkilötietoja huolellisesti koko niiden elinkaaren ajan käyttämällä asianmukaisia tietosuoja- ja tietoturvallisuuskeinoja. Ruokatiliasiakkuuden kassajärjestelmätoimittaja, SOK Vähittäiskauppa ja sen järjestelmäkumppanit  käsittelevät henkilötietoja tietoturvallisissa palvelintiloissa. Pääsyä henkilötietoihin on rajoitettu ja henkilöstöllä on salassapitovelvollisuus.

S-ryhmässä suojaamme henkilötietoja muun muassa ennakoivalla riskienhallinnalla ja turvallisuussuunnittelulla, tietoliikenteen suojakeinoin ja käyttämällä turvallisia laitetiloja, kulunvalvontaa ja turvallisuusjärjestelmiä. Henkilötietoja sisältävät fyysiset asiakirjat säilytetään alkukäsittelyn jälkeen lukituissa ja paloturvallisissa säilytystiloissa. Käyttöoikeuksien myöntäminen ja seuranta on hallittua. Koulutamme henkilötietojen käsittelyyn osallistuvaa henkilökuntaamme säännöllisesti ja huolehdimme siitä, että myös yhteistyökumppaniemme henkilöstö ymmärtää henkilötietojen luottamuksellisen luonteen ja turvallisen käsittelyn merkityksen. Valitsemme käyttämämme alihankkijat huolellisesti. Päivitämme jatkuvasti sisäisiä käytäntöjämme ja ohjeitamme.

Jos kaikista suojatoimistamme huolimatta henkilötiedot joutuvat vääriin käsiin, on mahdollista, että henkilöllisyys varastetaan tai henkilötietoja käytetään muuten väärin. Jos havaitsemme tällaisen tapahtuman, ryhdymme viipymättä selvittämään sitä ja pyrimme estämään aiheutuvat vahingot. Informoimme tietoturvaloukkauksesta tarvittavia viranomaisia ja rekisteröityjä lainsäädännön vaatimusten mukaisesti.