S-Rauta Kuusamon tietosuojainformaatio

S-Raudan asiakasrekisteri

TIETOSUOJASELOSTE (25.5.2018 alkaen)
Euroopan Unionin yleinen tietosuoja-asetus (EU) 2016/679, artiklat 12, 13, 14 ja 19

1. Rekisterinpitäjä
Koillismaan Osuuskauppa
Postiosoite: Huoparintie 10, 93600 Kuusamo
S-raudan asiakaspalvelu: 010 76 33802
Käyntiosoite: Huoparintie 10, 93600 Kuusamo
Y-tunnus: 0186399-1

2. Tietosuojavastaavan yhteystiedot
tietosuojavastaava@sok.fi

3. Rekisteriasioita hoitava henkilö
koillismaa.tietosuoja@sok.fi

4. Rekisterin nimi
S-Raudan asiakasrekisteri

5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Henkilötietoja käsitellään osana rautakaupan tuotteiden ja palveluiden myyntiä, laskutusta ja mahdollista saatavien perintää. Henkilötietoja käsitellään tehtäessä myyntitilausten kirjaamista asiakkaittain (puhelin- ja sähköpostitilaukset) ja niitä välitetään edelleen mahdolliselle toimittajalle toimituksen toteuttamiseksi. Henkilötietoja käsitellään myös jälkimarkkinointiin ja palvelun toimivuuden kartoittamiseen.

6. Henkilötietojen käsittelyn peruste
Henkilötietoja käsitellään seuraavin perustein
Art. 6.1 b) Sopimus
Tilaus ja toimitussopimus
Art. 6.1 b) Suostumus
Suoramarkkinointisuostumus
Art. 6.1 c) Lakisääteinen velvoite
Rahanpesulaki

Henkilötunnuksen käsittely perustuu rekisteröidyn yksiselitteiseen yksilöimiseen sopimuksen, ja rekisteröidyn tai rekisteripitäjän oikeuksien ja velvollisuuksien toteuttamiseksi.

7. Kuvaus rekisterinpitäjän oikeutetusta edusta
Henkilötietojen käsittely ei perustu rekisteripitäjän oikeutettuun etuun.

8. Käsiteltävät henkilötiedot
Koillismaan Osuuskaupan S-raudan tilisopimukseen ja palveluihin käsittelemät
henkilötiedot:
• Etu- ja sukunimi
• Henkilötunnus
• Katuosoite, postinumero ja -toimipaikka
• Puhelinnumero
• Laskutusosoite, jos eri kuin kotiosoite
• Puhelinnumero kotiin tai matkapuhelinnumero
• Ammatti tai asema, työsuhteen alkamispäivämäärä
• Työsuhteen tila
• Työnantajan yhteystiedot
• Tilinkäyttöoikeutettujen nimi
• Haettava tilimyynnin yläraja / kk
• Maksupäivämäärä kuukauden x. päivä
• Osuuskaupan jäsennumero
• Ostotapahtumatosite
• Tiedot asiakkaan ostoista
• Tiedot maksusuorituksista ja saatavista
• Markkinointisuostumus tai -kielto

9. Käsiteltävät henkilötietoryhmät
Asiakkaan yhteystiedot ja henkilötunnus, valtuutettujen nimitiedot ja henkilötunnus, asiakkaan luottotiedot, luotonmyöntämiseen ja laskutukseen vaikuttavat tiedot, ostohistoria, markkinointisuostumus tai –kielto.

10.Tietolähde ja kuvaus tietolähteistä, mikäli tiedot on kerätty julkisista lähteistä
Tiedot saadaan asiakkaalta itseltään. Tieto luottokelpoisuudesta saadaan Bisnode Oy:n järjestelmästä.

11.Henkilötietojen vastaanottajat
Henkilötietoja käsitellään tässä selosteessa määriteltyihin tarkoituksiin sähköisissä järjestelmissä ja palveluissa. Käytämme ulkoisia palvelukumppaneita järjestelmä- ja tukipalveluiden tuottamisessa. Henkilötietoja voidaan siirtää käytössä oleville palvelukumppaneille siltä osin, kun nämä osallistuvat toimenpiteiden toteuttamiseen saadun toimeksiannon puitteissa.
Henkilötietoja ei siirretä kansainvälisille järjestöille.
Huolehdimme kumppaneidemme henkilötietojen suojan riittävästä tasosta lainsäädännön edellyttämällä tavalla.
Osuuskaupalla on oikeus siirtää erääntynyt saatava perintään kolmannelle osapuolelle.
Tietojen voidaan luovuttaa viranomaisille voimassaolevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa esimerkiksi viranomaisten tietopyyntöihin vastattaessa.
Tietoa ostoista luovutetaan talouden laskutuskumppanille rautakaupan tilisopimuksen laskutusta varten sekä S-ryhmän asiakasomistaja- ja asiakasrekisteriin bonuksenmyöntämisehtojen puitteissa automaattisesti sen SEtukortin jäsennumerolle, jonka asiakas on sopimuksessa ilmoittanut. Tietoa ostoista ja toimitusosoitteista luovutetaan tavarantoimittajille suoratoimituksia varten.

12. Henkilötiedon siirrot kolmanteen maahan tai kansainväliselle järjestölle ja
käytetyt suojatakeet
Henkilötietoja siirretään EU:n tai ETA:n ulkopuolelle, silloin kun se on henkilötietojen käsittelyn teknisen toteuttamisen kannalta tarpeellista. Ylläpito- tai teknisen tuen palvelukumppanimme on asianmukaisin sopimuksin sitoutunut tietosuojajärjestelyyn
palvelu- ja tietojenkäsittelysopimuksen sekä EU:n mallilausekkeiden mukaisesti.

13.Henkilötietojen säilytysaika tai säilytysajan määrittämisen kriteerit
Tämän selosteen mukaisia henkilötietoja säilytetään ainoastaan niin kauan ja siinä laajuudessa kuin ne ovat tarpeellisia ja rekisterinpitäjä hyödyntää niitä ilmoitettuihin käsittelytarkoituksiin liittyvässä toiminnassa. Rautatilisopimusta säilytetään sopimuksen voimassaoloaika sekä sen jälkeen kirjanpitolainsäädännön vaatima arkistointiaika kuluva + 6 vuotta.
Rautakaupan tilauslomaketta (paperidokumentti) säilytämme kuluvan + 2 kuukautta tai vaihtoehtoisesti siihen saakka, että saatavat on suoritettu.

Tosite ostotapahtumasta
Säilytämme tilaushistoriaa rautakaupan asiakasjärjestelmässämme kuluvan vuoden + 2 vuotta viimeisestä tilauksesta.
Asiakkaan tuntemistiedot säilytetään rahanpesulain määrittelemät viisi vuotta vakituisen asiakassuhteen päättymisestä tai liiketoiminnan suorittamisesta.

14.Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä henkilöllä on seuraavat oikeudet
• Oikeus saada pääsy henkilötietoihin
• Oikeus tietojen oikaisemiseen
• Oikeus tietojen poistamiseen (elinkaaren päättyessä tai mikäli käsittely on lainvastaista)
• Oikeus käsittelyn rajoittamiseen (tietojen oikeellisuuden kiistäminen tai lainvastainen käsittely)
• Vastustamisoikeus (suoramarkkinointi)
• Oikeus peruuttaa suostumus (suoramarkkinointi)
• Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen (automaattisen käsittelyn osalta)
• Oikeus saada tieto henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta

Jos henkilö haluaa käyttää oikeuksiaan tai saada lisätietoa henkilötietojensa
käsittelystä, hän voi olla yhteydessä tässä selosteessa mainittuun rekisterinpitäjään.  Henkilöllä on myös oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos hän katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.

15.Suostumuksen peruuttaminen
Rekisteröidyllä on oikeus milloin tahansa peruuttaa antamansa markkinointisuostumus niin halutessaan. Suostumuksen peruttaminen ei vaikuta suostumuksen perusteella ennen sen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.
Markkinointisuostumuksen peruutus tehdään ottamalla yhteyttä tässä selosteessa määriteltyyn rekisterinpitäjään.

16.Henkilötiedon antamatta jättämisen vaikutukset sopimukselle
Rautakaupan tilin avaus ja tilille ostaminen ei toteudu

17.Automatisoidun päätöksenteon tai profiloinnin merkitykselliset tiedot
Henkilötietojen käsittelyyn ei liity automatisoitua päätöksentekoa eikä henkilötietojen perusteella tehdä profilointia.

18.Henkilötietojen käsittelyn vaikutukset ja yleinen kuvaus teknisistä ja organisatorisista turvatoimista
Suojaamme henkilötietoja huolellisesti koko niiden elinkaaren ajan käyttämällä asianmukaisia tietosuoja- ja tietoturvallisuuskeinoja. Rautakaupan järjestelmä- ja tavarantoimittajat ja käsittelevät henkilötietoja tietoturvallisissa palvelintiloissa. Pääsyä henkilötietoihin on rajoitettu ja henkilöstöllä on salassapitovelvollisuus. S-ryhmässä suojaamme henkilötietoja muun muassa ennakoivalla riskienhallinnalla ja turvallisuussuunnittelulla, tietoliikenteen suojakeinoin ja käyttämällä turvallisia laitetiloja, kulunvalvontaa ja turvallisuusjärjestelmiä. Henkilötietoja sisältävät fyysiset asiakirjat säilytetään alkukäsittelyn jälkeen lukituissa ja paloturvallisissa säilytystiloissa. Käyttöoikeuksien myöntäminen ja seuranta on hallittua. Koulutamme henkilötietojen käsittelyyn osallistuvaa henkilökuntaamme säännöllisesti ja huolehdimme siitä, että myös yhteistyökumppaniemme henkilöstö ymmärtää henkilötietojen luottamuksellisen luonteen ja turvallisen käsittelyn merkityksen. Valitsemme käyttämämme alihankkijat huolellisesti. Päivitämme jatkuvasti sisäisiä käytäntöjämme ja ohjeitamme. Jos kaikista suojatoimistamme huolimatta henkilötiedot joutuvat vääriin käsiin, on mahdollista, että henkilöllisyys varastetaan tai henkilötietoja käytetään muuten väärin. Jos havaitsemme tällaisen tapahtuman, ryhdymme viipymättä selvittämään sitä ja pyrimme estämään aiheutuvat vahingot. Informoimme tietoturvaloukkauksesta tarvittavia viranomaisia ja rekisteröityjä lainsäädännön vaatimusten mukaisesti.