Lyhytaikainen asiakkaan henkilötiedon käsittelyTähän rekisterityyppiin kuuluvat muun muassa kilpailut ja arvonnat, sidosryhmäyhteystietoluettelot, tapahtumailmoittaumiset ja varaukset, joille on tyypillistä henkilötiedon määräaikainen käsittely ja tiedon tuhoaminen käsittelyn jälkeen.
| 1. Rekisterinpitäjä | Koillismaan Osuuskauppa Postiosoite: Huoparintie 1, 93600 Kuusamo 010 76 33005 Käyntiosoite: Huoparintie 1, 93600 Kuusamo Y-tunnus: 0186399-1 |
| 2. Tietosuojavastaavan yhteystiedot | tietosuojavastaava@sok.fi |
| 3. Rekisteriasioita hoitava henkilö | tietosuoja.koillismaa@sok.fi |
| 4. Rekisterin nimi | Lyhytaikainen asiakkaan henkilötiedon käsittely |
| 5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus | Henkilötietoja kerätään ja tallennetaan väliaikaisesti tapahtuman, arvonnan tai kilpailun järjestämiseksi. Tietoja käytetään tapahtumaan ilmoittautumisten keräämiseksi, arvonnan tai kilpailun suorittamiseksi, voittajan kontaktoimiseksi sekä mahdollisen palkinnon toimittamiseksi. Kilpailuun tai arvontaan osallistujat myöntävät erillisellä suostumuksellaan kilpailun järjestäjälle oikeuden julkaista voittajan nimen ja asuinpaikkakunnan ilman erillistä ilmoitusta tai korvausta kilpailun järjestäjän valitsemissa medioissa. |
| 6. Henkilötietojen käsittelyn peruste | Henkilötietoja käsitellään seuraavin perusteinArt. 6.1 a) SuostumusSuostumus henkilötietojen käsittelyyn osana kilpailua tai arvontaa. Suostumus voittajan nimen ja asuinpaikkakunnan julkaisemiseen kilpailun tai arvonnan järjestäjän valitsemissa medioissa. |
| 7. Kuvaus rekisterinpitäjän oikeutetusta edusta | Henkilötietojen käsittely ei perustu rekisteripitäjän oikeutettuun etuun. |
| 8. Käsiteltävät henkilötiedot | • nimi • puhelinnumero • sähköpostiosoite • lähiosoite • postinumero • postitoimipaikka |
| 9. Käsiteltävät henkilötietoryhmät | Nimi- ja yhteystiedot |
| 10. Tietolähde ja kuvaus tietolähteistä, mikäli tiedot on kerätty julkisista lähteistä | Henkilötiedot kerätään arvontaan tai kilpailuun osallistujalta henkilöltä itseltään arvonta- tai kilpailulomakkeen kautta. Tapahtumailmoittautumiset myös puhelimitse tai sähköpostilla. |
| 11. Henkilötietojen vastaanottajat | Henkilötietoja käsitellään tässä selosteessa määriteltyihin tarkoituksiin sähköisissä järjestelmissä ja palveluissa. Käytämme ulkoisia palvelukumppaneita järjestelmä- ja tukipalveluiden tuottamisessa. Henkilötietoja voidaan siirtää käytössä oleville palvelukumppaneille siltä osin, kun nämä osallistuvat toimenpiteiden toteuttamiseen saadun toimeksiannon puitteissa. Huolehdimme kumppaneidemme henkilötietojen suojan riittävästä tasosta lainsäädännön edellyttämällä tavalla. Emme luovuta rekisterin tietoja edelleen kolmannelle osapuolelle, poislukien tietojen luovuttaminen viranomaisille voimassaolevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa esimerkiksi viranomaisten tietopyyntöihin vastattaessa. |
| 12. Henkilötiedon siirrot kolmanteen maahan tai kansainväliselle järjestölle ja käytetyt suojatakeet | Emme siirrä henkilötietoja kolmansiin maihin Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle tai kansainvälisille järjestöille. |
| 13. Henkilötietojen säilytysaika tai säilytysajan määrittämisen kriteerit | Tämän selosteen mukaisia henkilötietoja säilytetään ainoastaan niin kauan ja siinä laajuudessa kuin ne ovat tarpeellisia ja rekisterinpitäjä hyödyntää niitä ilmoitettuihin käsittelytarkoituksiin liittyvässä toiminnassa. Kaikki kerätyt henkilötiedot tuhotaan tapahtuman tai palkinnon toimittamisen jälkeen viimeistään 1 kk kuluessa toimituksesta. |
| 14. Rekisteröidyn oikeudet | Rekisteröidyllä henkilöllä on seuraavat oikeudet: • Oikeus saada pääsy henkilötietoihin • Oikeus tietojen oikaisemiseen • Oikeus tietojen poistamiseen • Oikeus käsittelyn rajoittamiseen (tietojen oikeellisuuden kiistäminen tai lainvastainen käsittely) • Vastustamisoikeus (jos suoramarkkinointia) • Oikeus peruuttaa suostumus • Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen (automaattisen käsittelyn osalta) • Oikeus saada tieto henkilötietojen tietoturvaloukkauksestaJos henkilö haluaa käyttää oikeuksiaan tai saada lisätietoa henkilötietojensa käsittelystä, hän voi olla yhteydessä tässä selosteessa mainittuun rekisterinpitäjään. Henkilöllä on myös oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos hän katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä. |
| 15. Suostumuksen peruuttaminen | Henkilöllä on oikeus peruuttaa antamansa henkilötietojen käsittelyn suostumus niin halutessaan. Suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta suostumuksen perusteella ennen sen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen. Suostumuksen peruutus tehdään ottamalla yhteyttä tapahtuman, kilpailun tai arvonnan järjestäneeseen tahoon. |
| 16. Henkilötiedon antamatta jättämisen vaikutukset sopimukselle | Henkilötietojen käsittely ei perustu sopimukseen. |
| 17. Automatisoidun päätöksenteon tai profiloinnin merkitykselliset tiedot | Henkilötietojen käsittelyyn ei liity automatisoitua päätöksentekoa eikä henkilötietojen perusteella tehdä profilointia. |
| 18. Henkilötietojen käsittelyn vaikutukset ja yleinen kuvaus teknisistä ja organisatorisista turvatoimista | Suojaamme henkilötietoja huolellisesti koko niiden elinkaaren ajan käyttämällä asianmukaisia tietosuoja- ja tietoturvallisuuskeinoja. Kilpailu- tai arvontarekisterin järjestelmätoimittajat käsittelevät henkilötietoja tietoturvallisissa palvelintiloissa. Pääsyä henkilötietoihin on rajoitettu ja henkilöstöllä on salassapitovelvollisuus. S-ryhmässä suojaamme henkilötietoja muun muassa ennakoivalla riskienhallinnalla ja turvallisuussuunnittelulla, tietoliikenteen suojakeinoin, tietojärjestelmien jatkuvalla ylläpidolla, varmuuskopioimalla sekä käyttämällä turvallisia laitetiloja, kulunvalvontaa ja turvallisuusjärjestelmiä. Henkilötietoja sisältävät fyysiset asiakirjat säilytetään alkukäsittelyn jälkeen lukituissa ja paloturvallisissa säilytystiloissa. Käyttöoikeuksien myöntäminen ja seuranta on hallittua. Koulutamme henkilötietojen käsittelyyn osallistuvaa henkilökuntaamme säännöllisesti ja huolehdimme siitä, että myös yhteistyökumppaniemme henkilöstö ymmärtää henkilötietojen luottamuksellisen luonteen ja turvallisen käsittelyn merkityksen. Valitsemme käyttämämme alihankkijat huolellisesti. Päivitämme jatkuvasti sisäisiä käytäntöjämme ja ohjeitamme. Jos kaikista suojatoimistamme huolimatta henkilötiedot joutuvat vääriin käsiin, on mahdollista, että henkilöllisyys varastetaan tai henkilötietoja käytetään muuten väärin. Jos havaitsemme tällaisen tapahtuman, ryhdymme viipymättä selvittämään sitä ja pyrimme estämään aiheutuvat vahingot. Informoimme tietoturvaloukkauksesta tarvittavia viranomaisia ja rekisteröityjä lainsäädännön vaatimusten mukaisesti. |