| 1. Rekisterinpitäjä | Koillismaan OsuuskauppaPostiosoite: Huoparintie 1, 93600 KuusamoPuh. 010 76 33100Käyntiosoite: Huoparintie 1, 93600 KuusamoY-tunnus: 0186399-1 |
| 2. Tietosuojavastaavan yhteystiedot | tietosuojavastaava@sok.fi |
| 3. Rekisteriasioita hoitava henkilö | koillismaa.tietosuoja@sok.fi |
| 4. Rekisterin nimi | S-ryhmän manuaalimaksurekisteri |
| 5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus | Henkilötietoja käytetään maksusuorituksen tekemiseen. |
| 6. Henkilötietojen käsittelyn peruste | Henkilötietojen käsittely perustuu rekisterinpitäjän kanssa maksutapahtuman yhteydessä solmitun sopimuksen toteuttamiseen ja vahingonkorvauksen tai muun suorituksen maksamiseen sekä kirjanpitolakiin. |
| 7. Kuvaus rekisterinpitäjän oikeutetusta edusta | Henkilötietojen käsittely ei perustu rekisteripitäjän oikeutettuun etuun. |
| 8. Käsiteltävät henkilötiedot | Nimi, pankkitilinumero, maksettu summa, maksu aihe |
| 9. Tietolähde ja kuvaus tietolähteistä, mikäli tiedot on kerätty julkisista lähteistä | Nomentia Banking, nimi, pankkitilinumero ja maksettu summa. Paperinen arkisto, nimi, pankkitilinumero ja maksettu summa. |
| 10. Henkilötietojen vastaanottajat | Henkilötietoja käsitellään tässä selosteessa määriteltyihin tarkoituksiin sähköisissä järjestelmissä ja palveluissa. Käytämme sisäisiä ja ulkoisia palvelukumppaneita järjestelmä- ja tukipalveluiden tuottamisessa. Henkilötietoja voidaan siirtää käytössä oleville palvelukumppaneille siltä osin, kun nämä osallistuvat toimenpiteiden toteuttamiseen saadun toimeksiannon puitteissa. Henkilötietoja käsitellään järjestelmätoimittajien konsulttien, SOK Palveluässän, SOK Talouden ja SOK IT palveluiden toimesta. Käytämme alihankkijoita henkilötietojen käsittelyssä, ja tietoja siirretään rajatusti Euroopan unioinin unionin (EU) tai Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelle. Huolehdimme kumppaneidemme henkilötietojen suojan riittävästä tasosta lainsäädännön edellyttämällä tavalla. Emme luovuta rekisterin tietoja edelleen kolmannelle osapuolelle, poislukien tietojen luovuttaminen viranomaisille voimassaolevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa esimerkiksi viranomaisten tietopyyntöihin vastattaessa. |
| 11. Henkilötiedon siirrot kolmanteen maahan tai kansainväliselle järjestölle ja käytetyt suojatoimet | Käytämme alihankkijoita henkilötietojen käsittelyssä, ja tietoja siirretään rajatusti Euroopan unionin (EU) tai Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelle. Asiakastietojärjestelmien teknistä ylläpitoa voidaan tehdä tietosuojalainsäädännön edellytykset huomioiden etäyhteyksien avulla myös Euroopan unionin (EU) tai Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelta. Henkilötietoja ei siirretä kansainvälisille järjestöille. Asiakastietoja siirretään EU:n tai ETA:n ulkopuolelle, silloin kun se on henkilötietojen käsittelyn teknisen toteuttamisen kannalta tarpeellista. Ylläpito- tai teknisen tuen palvelukumppanimme on asianmukaisin sopimuksin sitoutunut tietosuojajärjestelyyn palvelu- ja tietojenkäsittelysopimuksen. |
| 12. Henkilötietojen säilytysaika tai säilytysajan määrittämisen kriteerit | Tämän selosteen mukaisia henkilötietoja säilytetään ainoastaan niin kauan ja siinä laajuudessa kuin ne ovat tarpeellisia ja rekisterinpitäjä hyödyntää niitä ilmoitettuihin käsittelytarkoituksiin liittyvässä toiminnassa. Kirjanpitolain arkistointivaateen mukainen. |
| 13. Rekisteröidyn oikeudet | Rekisteröidyllä henkilöllä on seuraavat oikeudet:- Oikeus saada tutustua henkilötietoihin- Oikeus tietojen oikaisemiseen- Oikeus tietojen poistamiseen (elinkaaren päättyessä tai mikäli käsittely on lainvastaista)- Oikeus käsittelyn rajoittamiseen (tietojen oikeellisuuden kiistäminen tai lainvastainen käsittely)- Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen (automaattisen käsittelyn osalta)- Oikeus saada tieto henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta Jos henkilö haluaa käyttää oikeuksiaan tai saada lisätietoa henkilötietojensa käsittelystä, hän voi olla yhteydessä tässä selosteessa mainittuun rekisterinpitäjään. Henkilöllä on myös oikeus tehdä kantelu valvontaviranomaiselle, jos hän katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä. |
| 14. Suostumuksen peruuttaminen | Henkilötietojen käsittely ei perustu suostumukseen. |
| 15. Henkilötiedon antamatta jättämisen vaikutukset sopimukselle | Manuaalimaksua ei synny mikäli suorituksen maksamiseen tarvittavia tietoja ei luovuteta. |
| 16. Automatisoidun päätöksenteon tai profiloinnin merkitykselliset tiedot | Henkilötietojen käsittelyyn ei liity automatisoitua päätöksentekoa eikä henkilötietojen perusteella tehdä profilointia. |
| 17. Henkilötietojen käsittelyn vaikutukset ja yleinen kuvaus teknisistä ja organisatorisista turvatoimista | Suojaamme henkilötietoja huolellisesti koko niiden elinkaaren ajan käyttämällä asianmukaisia tietosuoja- ja tietoturvallisuuskeinoja. Taloushallinnon järjestelmätoimittajat käsittelevät henkilötietoja tietoturvallisissa palvelintiloissa. Pääsyä henkilötietoihin on rajoitettu ja henkilöstöllä on salassapitovelvollisuus. S-ryhmässä suojaamme henkilötietoja muun muassa ennakoivalla riskienhallinnalla ja turvallisuussuunnittelulla, tietoliikenteen suojakeinoin, tietojärjestelmien jatkuvalla ylläpidolla, varmuuskopioimalla sekä käyttämällä turvallisia laitetiloja, kulunvalvontaa ja turvallisuusjärjestelmiä. Henkilötietoja sisältävät fyysiset asiakirjat säilytetään alkukäsittelyn jälkeen lukituissa ja paloturvallisissa säilytystiloissa. Käyttöoikeuksien myöntäminen ja seuranta on hallittua. Koulutamme henkilötietojen käsittelyyn osallistuvaa henkilökuntaamme säännöllisesti ja huolehdimme siitä, että myös yhteistyökumppaniemme henkilöstö ymmärtää henkilötietojen luottamuksellisen luonteen ja turvallisen käsittelyn merkityksen. Valitsemme käyttämämme alihankkijat huolellisesti. Päivitämme jatkuvasti sisäisiä käytäntöjämme ja ohjeitamme. Jos kaikista suojatoimistamme huolimatta henkilötiedot joutuvat vääriin käsiin, on mahdollista, että henkilöllisyys varastetaan tai henkilötietoja käytetään väärin. Jos havaitsemme tällaisen tapahtuman, ryhdymme viipymättä selvittämään sitä ja pyrimme estämään aiheutuvat vahingot. Informoimme tietoturvaloukkauksesta tarvittavia viranomaisia ja rekisteröityjä lainsäädännön vaatimusten mukaisesti. |
