SOK:n poikkeuksellinen toiminta yhdistää kahden järjestelmän tiedot Rainbow Ruokaisat Pannukasvit -takaisinvedossa on aiheuttanut paljon keskustelua. Alla vastauksia aiheesta nousseisiin kysymyksiin.
Miksi S-ryhmällä on asiakasomistaja- ja asiakasrekisteri?
S-ryhmän osuuskauppojen tarkoituksena on alusta asti, yli 100 vuoden historian ajan, ollut tuottaa palveluja ja etuja asiakasomistajilleen. Aikaisemmin Bonuksen kaltaista ostohyvitystä maksettiin jäsenien osuuskaupalle toimittamien kuittien perusteella, nykyisin Bonus maksetaan asiakasomistajarekisterin kautta automatisoidusti. Jotta Bonusta voidaan maksaa, osuuskauppojen on tiedettävä Bonukseen oikeutetut henkilöt. Osuuskaupoilla on lakisääteinen velvollisuus (osuuskuntalaki 3:3 §) ylläpitää jäsenrekisteriä.
Mitä asiakastietoja S-ryhmä kerää asiakkaidensa ostoista?
Asiakasomistajien tekemistä ostoista tallennetaan asiakasrekisteriin kuitin loppusumma Bonuksen ja muiden rahana maksettavien etujen laskentaa varten. S-Etukorttia käyttävien asiakkaiden ostotapahtumista kerätään tiedot ostokuitin loppusummista toimipaikkatasolla asiakas-, ketju- ja osuuskauppakohtaisesti. Asiakasomistaja voi tarkastella näitä tietoja esimerkiksi kirjautumalla Omalle S-kanavalle tai kuukausittain kotiin lähetettävältä Bonuslaskelmalta.
Tarkemmin S-ryhmän asiakasomistajajärjestelmässä käsiteltävät tiedot on lueteltu S-ryhmän asiakasomistaja- ja asiakasjärjestelmän henkilörekisteriselosteella.
Mihin kerättyjä tietoja käytetään?
Asiakasomistajatietoa (jäsenen perustiedot, ostohistoriatiedot) käytetään Bonuksen, maksutapaedun ja ylijäämänpalautuksen laskentaan, osuuskaupan jäsenhallinnon hoitamiseen, asiakasviestinnän kohdentamiseen sekä etutarjonnan ja palveluverkoston kehittämiseen.
Viestintää kohdentamalla asiakasomistajalle voidaan tarjota etuja esimerkiksi hänen käyttämistään palveluista. Kohdentamisen apuvälineenä käytetään muun muassa ostojen loppusummatietoa myymälä- tai ketjutasolla sekä tietoja, joita asiakasomistaja on antanut asiakasomistajasopimuksessaan tai myöhemmin.
Tietoja tuoteostoista ei ole yhdistettynä yksittäisiin asiakkaisiin, eikä sitä käytetä asiakasviestinnän kohdentamiseen. Kassajärjestelmiin kertyvää tuotetasoista ostotietoa käytetään esimerkiksi valikoimatyössä, jotta myymälän tarjonta vastaa siellä asioivien asiakkaiden tarpeita. Yksittäisiä asiakkaita ei näistä tiedoista voi tunnistaa.
Miksi asiakastietoja kerätään?
Asiakastietoja kerätään, jotta osuuskaupat voivat hoitaa asiakasomistajasuhteita ja maksaa asiakasomistajaetuja kuten Bonusta ja maksutapaetua. Tietoja käytetään myös osuuskauppojen toiminnan kehittämiseen.
S-ryhmän asiakastietojärjestelmän rekisteriselosteessa kerrotaan, että tietoja yksittäisten tuotteiden ostotapahtumista ei tallenneta rekisteriin, vaan ainoastaan tuoteryhmien tasolla. Miten Rainbow Ruokaisat Pannukasvikset -takaisinvedossa oli mahdollista saada tietoon yksittäisen tuotteen ostaneiden asiakkaiden henkilötiedot?
S-ryhmän asiakasomistaja- ja asiakasrekisteriin kerätään vain S-Etukortilla rekisteröityjen ostojen loppusummat, ei tuotetasoisia ostoja. Elintarviketurvallisuusvirasto Eviran luvalla olemme kuitenkin tässä tapauksessa poikkeuksellisesti selvittäneet S-ryhmän kassajärjestelmästä S-Etukorttia käyttäen tehdyt Ruokaisat pannuvihannekset -tuoteostot, jonka jälkeen kyseisten S-Etukortinhaltijoiden yhteystiedot on haettu S-ryhmän asiakasomistajajärjestelmästä informoimista varten. Kyse on poikkeustapauksesta.
Kenen viranomaisen lupa tietojen yhdistämiseen tarvitaan ja mihin lakiin tämä perustuu?
S-ryhmä on joutunut toimimaan tässä tapauksessa täysin poikkeuksellisesti ja pyytämään viranomaiselta, Elintarviketurvallisuusvirasto Eviralta, määräystä yhdistää kassajärjestelmän ja asiakasomistajarekisterin tietoja muun muassa henkilötietolain ja elintarvikelain perusteella. Ilman määräystä toimenpidettä ei olisi voitu tehdä. Tämän jälkeen S-ryhmä selvitti Eviran määräyksestä henkilöt, jotka ovat tuotteen ostaneet ja ilmoitti heille tuotteen epäillystä haitallisuudesta.
Henkilörekisterin ylläpitäjällä on myös velvollisuus toimia rekisteröidyn edun mukaisesti, varsinkin jos kyseessä on elintärkeän edun suojaaminen, esimerkiksi hengenvaara. Asiakasomistajien terveyden suojelemiseksi SOK:lla tehtiin poikkeuksellinen päätös yhdistää kahdessa eri tietojärjestelmässä olevaa tietoa, jotta asiakasomistajia voitiin informoida.
SOK on ollut yhteydessä myös Tietosuojavaltuutetun toimistoon ja informoinut heitä asiakasrekisteriin liittyvästä poikkeusmenettelystä.
Miten kauan tietoja asiakkaiden ostoksista säilytetään?
Bonuksen laskemiseen käytettäviä kuitin loppusummatietoja säilytetään S-ryhmän asiakasomistaja- ja asiakasrekisterissä kahden vuoden ajan, jonka jälkeen ne poistetaan. Ostotietojen säilyttäminen mahdollistaa esimerkiksi mahdollisten virheiden selvittelyn jälkikäteen. Tiedot säilyttämällä pystytään myös näyttämään asiakasomistajille, minkä verran heille on kertynyt Bonusta esimerkiksi viimeisen vuoden aikana.
Yksittäisistä ostoista syntyneitä kuittitietoja säilytetään erillisessä kassajärjestelmässä kirjanpitolakiin perustuen. Tietoja säilytetään lain velvoittamat kuusi vuotta.
Miten asiakkaita informoidaan heidän tietojen käytöstä?
Informoimme kuluttajia asiakastietojen käytöstä S-ryhmän asiakasomistaja- ja asiakasrekisterin rekisteriselosteessa, S-ryhmän Asiakasomistajajärjestelmän säännöissä sekä asiakasomistajaksi liittymislomakkeella. Lisäksi tietojen käsittelystä kerrotaan S-kanavalla Usein kysytyissä kysymyksissä ja käsittelemme aihetta tarpeen mukaan myös asiakasviestinnässämme.
Voiko asiakasomistaja kieltää tietojensa käytön?
Asiakas voi milloin tahansa kieltää S-ryhmän ja sen yhteistyökumppaneiden suoramarkkinoinnin. Lain velvoittamaa asiakastietojen käsittelyä ei voi estää.
S-ryhmän omamerkkituotteiden kuluttajaneuvonta on tällä hetkellä ruuhkautunut. Käsittelemme kuitenkin jokaisen yhteydenoton henkilökohtaisesti ja vastaamme aina asiakkaidemme palautteisiin. Kiitos kärsivällisyydestä.
