Vaaliarvonnan tietosuojaseloste
Koillismaan Osuuskaupan edustajiston vaaliarvonnan tietosuojaseloste
TIETOSUOJASELOSTE (9.1.2024 alkaen)
Euroopan Unionin yleinen tietosuoja-asetus (EU) 2016/679, artiklat 12, 13, 14 ja 19
1 Rekisterinpitäjä
Koillismaan Osuuskauppa, p. 01076 33100
Osoite: Huoparintie 1, 93600 Kuusamo
Y-tunnus: 0186399-1
- Tietosuojavastaavan yhteystiedot
tietosuojavastaava@sok.fi
- Rekisteriasioita hoitava henkilö
tietosuoja.koillismaa@sok.fi
- Rekisterin nimi
Koillismaan Osuuskaupan edustajiston vaalien arvonta- ja palkitsemisrekisteri
- Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Koillismaan Osuuskaupan vuoden 2025 edustajiston vaaleissa äänestäneiden tietoja käytetään kertaluonteisesti arvonnan järjestämiseksi kaikkien äänestäneiden äänioikeutettujen henkilöjäsenten kesken. Voittajat arvotaan huhtikuussa vaalien tietokannasta vaalipalvelun tuottajan Edita Prima Oy:n toimesta. Arvonta tapahtuu järjestelmäteknisin keinoin siten, että vaalisalaisuus säilyy eikä äänestäjää voi yhdistää annettuun ääneen.
Äänestäneiden tietoja käytetään arvonnan suorittamiseksi, voittajan kontaktoimiseksi sekä palkinnon toimittamiseksi voittajalle.
Arvonnan järjestää Koillismaan Osuuskauppa.
Mikäli äänestäjä ei halua, että hänen tietojaan käytetään arvonnassa, hän voi ilmoittaa nimensä ja osuuskaupan jäsennumeronsa sähköpostiosoitteeseen esa.niinisalo@sok.fi 21.3.2025 mennessä. Äänestäjä ei silloin osallistu arvontaan.
- Henkilötietojen käsittelyn peruste
Henkilötietoja käsitellään seuraavin perustein
Art.6.1 f) Oikeutettu etu
Henkilötietojen käsittely arvonnan järjestämiseksi, voittajan kontaktoimiseksi sekä palkinnon toimittamiseksi voittajalle perustuu oikeutettuun etuun.
- Kuvaus rekisterinpitäjän oikeutetusta edusta
Äänioikeutetut jäsenet valitsevat vaaleilla henkilöt edustamaan asiakasomistajia ja käyttämään päätösvaltaa oman osuuskauppansa edustajistossa. Kyseessä on siten osuuskauppojen ja koko S-ryhmän tarve saada äänioikeutetut jäsenensä aktivoitumaan osuuskaupan toimintaan äänestämällä lakisääteisissä edustajiston vaaleissa. Lisäksi arvonnalla halutaan herättää mielenkiintoa edustajiston vaaleja kohtaan.
- Käsiteltävät henkilötiedot
- Nimi ja osuuskaupan jäsennumero
- kotikunta
- puhelinnumero, sähköpostiosoite tai postiosoite
- Käsiteltävät henkilötietoryhmät
Nimi ja yhteystiedot
- Tietolähde ja kuvaus tietolähteistä, mikäli tiedot on kerätty julkisista lähteistä
Palkinnon toimittamista varten tarvittavat tiedot saadaan vaalien toteuttamisen tietokannasta.
- Henkilötietojen vastaanottajat
Henkilötietoja käsitellään tässä selosteessa määriteltyihin tarkoituksiin sähköisissä järjestelmissä ja palveluissa. Käytämme ulkoisia palvelukumppaneita järjestelmä- ja tukipalveluiden tuottamisessa. Henkilötietoja voidaan siirtää käytössä oleville palvelukumppaneille siltä osin, kun nämä osallistuvat toimenpiteiden toteuttamiseen saadun toimeksiannon puitteissa.
Huolehdimme kumppaneidemme henkilötietojen suojan riittävästä tasosta lainsäädännön edellyttämällä tavalla.
Emme luovuta rekisterin tietoja edelleen kolmannelle osapuolelle, pois lukien tietojen luovuttaminen viranomaisille voimassa olevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa esimerkiksi viranomaisten tietopyyntöihin vastattaessa.
- Henkilötiedon siirrot kolmanteen maahan tai kansainväliselle järjestölle ja käytetyt suojatoimet
Emme siirrä henkilötietoja kolmansiin maihin Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle tai kansainvälisille järjestöille.
- Henkilötietojen säilytysaika tai säilytysajan määrittämisen kriteerit
Tämän selosteen mukaisia henkilötietoja säilytetään ainoastaan niin kauan ja siinä laajuudessa kuin ne ovat tarpeellisia ja rekisterinpitäjä hyödyntää niitä ilmoitettuihin käsittelytarkoituksiin liittyvässä toiminnassa.
Edustajiston vaalien arvontarekisteriin kerätyt henkilötiedot voittajasta hävitetään tietoturvallisesti palkinnon toimittamisen jälkeen viimeistään kolmen kuukauden kuluessa siitä, kun kaikki palkinnot on toimitettu.
- Rekisteröidyn oikeudet
Mikäli äänestäjä ei halua, että hänen tietojaan käytetään arvonnassa, hän voi ilmoittaa nimensä ja osuuskaupan jäsennumeronsa sähköpostiosoitteeseen esa.niinisalo@sok.fi 21.3.2025 mennessä. Äänestäjä ei voi silloin osallistua arvontaan.
Rekisteröidyllä henkilöllä on lisäksi seuraavat oikeudet:
- Oikeus saada tutustua henkilötietoihin (tietopyynnön kautta)
- Oikeus tietojen oikaisemiseen
- Oikeus tietojen poistamiseen
- Oikeus käsittelyn rajoittamiseen
- Vastustamisoikeus
- Oikeus peruuttaa suostumus
- Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
Jos henkilö haluaa käyttää näitä oikeuksiaan tai saada lisätietoa henkilötietojensa käsittelystä, hän voi olla yhteydessä tässä selosteessa mainittuun rekisterinpitäjään.
Henkilöllä on myös oikeus tehdä kantelu valvontaviranomaiselle, jos hän katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.
- Suostumuksen peruuttaminen
Henkilöllä on oikeus peruuttaa antamansa henkilötietojen käsittelyn suostumus niin halutessaan. Suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta suostumuksen perusteella ennen sen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.
Suostumuksen peruutus tehdään ottamalla yhteyttä osoitteeseen esa.niinisalo@sok.fi.
- Henkilötiedon antamatta jättämisen vaikutukset sopimukselle
Henkilötietojen käsittely ei perustu sopimukseen.
- Automatisoidun päätöksenteon tai profiloinnin merkitykselliset tiedot
Henkilötietojen käsittelyyn ei liity automatisoitua päätöksentekoa eikä henkilötietojen perusteella tehdä profilointia.
- Henkilötietojen käsittelyn vaikutukset ja yleinen kuvaus teknisistä ja organisatorisista turvatoimista
Suojaamme henkilötietoja huolellisesti koko niiden elinkaaren ajan käyttämällä asianmukaisia tietosuoja- ja tietoturvallisuuskeinoja.
S-ryhmässä suojaamme henkilötietoja muun muassa ennakoivalla riskienhallinnalla ja turvallisuussuunnittelulla, tietoliikenteen suojakeinoin, tietojärjestelmien jatkuvalla ylläpidolla, varmuuskopioimalla sekä käyttämällä turvallisia laitetiloja, kulunvalvontaa ja turvallisuusjärjestelmiä. Henkilötietoja sisältävät fyysiset asiakirjat säilytetään alkukäsittelyn jälkeen lukituissa ja paloturvallisissa säilytystiloissa. Käyttöoikeuksien myöntäminen ja seuranta on hallittua. Koulutamme henkilötietojen käsittelyyn osallistuvaa henkilökuntaamme säännöllisesti ja huolehdimme siitä, että myös yhteistyökumppaniemme henkilöstö ymmärtää henkilötietojen luottamuksellisen luonteen ja turvallisen käsittelyn merkityksen. Valitsemme käyttämämme alihankkijat huolellisesti. Päivitämme jatkuvasti sisäisiä käytäntöjämme ja ohjeitamme.
Jos kaikista suojatoimistamme huolimatta henkilötiedot joutuvat vääriin käsiin, on mahdollista, että henkilöllisyys varastetaan tai henkilötietoja käytetään väärin. Jos havaitsemme tällaisen tapahtuman, ryhdymme viipymättä selvittämään sitä ja pyrimme estämään aiheutuvat vahingot. Informoimme tietoturvaloukkauksesta tarvittavia viranomaisia ja rekisteröityjä lainsäädännön vaatimusten mukaisesti.