Vaalien tietosuojaseloste

Koillismaan Osuuskaupan edustajiston vaali 2021

TIETOSUOJASELOSTE

Tietojen keräämisen yhteydessä informoitavat tiedot Henkilötietojasi kerätään ja tallennetaan edustajiston vaalien ehdokaslistojen ja vaalikoneen tuottamiseen, ehdokkaiden esittelyyn ja edustajistovaalin järjestämiseen. Toimittamiesi henkilötietojen rekisterinpitäjänä toimii Koillismaan Osuuskauppa, Huoparintie 1, 93600 Kuusamo, p. 01076 33100, www.koillismaanosuuskauppa.fi.

Edustajistovaalirekisteri

Käsittelyn tarkoitukset (rekisteröity ja viranomainen)
Rekisterin tietojen perusteella tuotetaan Osuuskaupan edustajiston vaalien ehdokaslistat, ehdokasasettelu ja vaalikone sekä järjestetään vaali. Osuuskauppa voi lähettää ehdokaslistan tarkastus- ja täydennyspyyntöjä ehdokaslistan asiamiehille ja vaalikonekutsuja ja muistutuksia vaalikoneeseen osallistumista varten Osuuskaupan edustajistovaalien ehdokkaille. Osuuskauppa määrittää vaalikonepalvelun syötettävät tiedot. Ehdokaslistojen ja ehdokkaiden vaalikoneeseen antamia tietoja käytetään Osuuskaupan edustajiston vaaleissa vaalien toteuttamiseen ja ehdokkaina olevien esittelyyn. Ehdokkaan vaalikoneeseen täyttämät tiedot ovat vaalikoneessa sen julkaisemisen jälkeen julkisesti löydettävissä. Rekisterin tietoja ei käytetä suoramainontaan, etämyyntiin tai muuhun suoramarkkinointiin eikä markkina- tai mielipidetutkimuksiin. Ehdokasasetteluun ja äänestykseen liittyvä henkilötieto ovat aoa-rekisterin alaista henkilötietoa ja ne ovat kuvattu aoa-rekisterin tietosuojaselosteessa.

Käsittelyn peruste(rekisteröity ja viranomainen)
Art. 6.1 a) Suostumus

Kuvaus rekisterinpitäjän oikeutetusta edusta (rekisteröity)
Henkilötietojen käsittely ei perustu rekisteripitäjän oikeutettuun etuun.

Kuvaus rekisteröityjen ryhmistä (rekisteröity ja viranomainen)
Edustajistovaalin ehdokkaat ja ehdokaslistojen asiamiehet

Käsiteltävät henkilötiedot (rekisteröity)
Rekisteriin voidaan kerätä seuraavia ehdokaslistojen asiamiesten ja ehdokkaiden antamia tietoja:
· ehdokaslistan asiamiehen ja varamiehen nimi
· osoite
· jäsennumero
· puhelinnumero
· sähköpostiosoite
Ehdokkaan ehdokaslistalle antamia tietoja tiedot:
· nimi
· ehdokkaan arvo tai ammatti
· osoite
· puhelinnumero
· sähköpostiosoite
· jäsennumero
Ehdokkaan vaalikoneeseen antamia tietoja:
· ehdokkaan vaalialue
· ehdokkaan numero
· ehdokaslistan nimi
· ehdokkaan asuinkunta
· ikä
· kokemus edustajiston työskentelystä
· ehdokkaan motto tai vaaliteema
· muut ehdokkaan vastaukset vaalikoneen kysymyksiin
· ehdokkaan valokuva · ehdokkaan verkkosivun tai Facebook-sivun osoite
Ehdokkuudesta ja ehdokaslistan asettamisesta kiinnostuneen henkilön antamia tietoja:
· nimi
· puhelinnumero
· sähköpostiosoite

Kuvaus henkilötietoryhmistä (viranomainen)
Yhteystiedot, vaaliin liittyvät tiedot

Tietolähde ja kuvaus tietolähteistä, mikäli tiedot on kerätty julkisista lähteistä (rekisteröity)
Ehdokaslistan asiamies ja/tai ehdokas itse

Vastaanottajaryhmät (rekisteröity ja viranomainen)
Henkilötietoja käsitellään tässä selosteessa määriteltyihin tarkoituksiin sähköisissä järjestelmissä ja palveluissa. Käytämme ulkoisia palvelukumppaneita järjestelmä- ja tukipalveluiden tuottamisessa. Henkilötietoja voidaan siirtää käytössä oleville palvelukumppaneille siltä osin, kun nämä osallistuvat toimenpiteiden toteuttamiseen saadun toimeksiannon puitteissa. Henkilötietoja käsitellään Editan (kumppani) toimesta Suomessa. Huolehdimme kumppaneidemme henkilötietojen suojan riittävästä tasosta lainsäädännön edellyttämällä tavalla. Emme luovuta rekisterin tietoja edelleen kolmannelle osapuolelle, poislukien tietojen luovuttaminen viranomaisille voimassaolevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa esimerkiksi viranomaisten tietopyyntöihin vastattaessa.

Viittaus (mahdolliseen) henkilötietojen käsittelijän kanssa solmittuun henkilötietojen käsittelyä koskevaan sopimukseen (viranomainen) Edita Prima Oy:n (kumppani) kanssa tehdään kokonaissopimus vaalipalvelun hoitamisesta (sis. mm. vaalikone, sähköinen äänestys, äänten laskenta ja tuloksen laskeminen). Posti Oyj:n (kumppani) kanssa tehdään sopimus äänestyslipukkeiden postittamisesta vastauslähetyksinä. Sopimukset sekä niihin liittyvät tietojenkäsittelysopimukset säilytetään Koillismaan Osuuskaupan sopimusarkistossa. ”Mikäli rekisterinpitäjä toimittaa tiedot ainoastaan vastaanottajaryhmistä, sen on pystyttävä osoittamaan, miksi valittu menettelytapa on asianmukainen. Tällaisessa tilanteessa vastaanottajaryhmiä koskevien tietojen tulisi olla niin täsmällisiä kuin mahdollista ja sisältää vastaanottajien tyypin (esim. viittauksella sen suorittamiin käsittelytoimiin), toimialan, sektorin ja alasektorin sekä vastaanottajien sijainnin.” (Tietosuojavaltuutettu, Informointivelvoitteen edellyttävät tiedot)

Kolmannet maat ja kansainväliset järjestöt, joihin tietoja siirretään tai tieto siitä, ettei henkilötietoja siirretä kolmansiin maihin tai kansainvälisiin järjestöihin (rekisteröity ja viranomainen)
Käytämme ulkoisia palvelukumppaneita järjestelmä- ja tukipalvelujen tuottamisessa. Ylläpito- tai teknisen tuen palvelutarjoajamme siirtää henkilötietoja rajatusti Euroopan unionin ja Euroopan talousalueen ulkopuolelle. Palvelutarjoajamme on asianmukaisin sopimuksin sitoutunut tietosuojajärjestelyyn palvelu- ja tietojenkäsittelysopimuksen sekä EU:n mallilausekkeiden mukaisesti. Käsittelemme henkilötietoja aina huolellisesti ja noudatamme hyvää tietojenkäsittelytapaa.

Asianmukaisia suojatoimia koskeva dokumentaatio, jos henkilötietoja siirretään kolmansiin maihin tai kansainvälisiin järjestöihin tietosuoja-asetuksen 49 artiklan 1 kohdan mukaan (viranomainen)
Ei koske kyseistä henkilötietojen käsittelyä.

Tietojen säilytysajat, tai sen määrittämisen kriteerit (rekisteröity ja viranomainen)
Tämän selosteen mukaisia henkilötietoja säilytetään ainoastaan niin kauan ja siinä laajuudessa kuin ne ovat tarpeellisia ja rekisterinpitäjä hyödyntää niitä ilmoitettuihin käsittelytarkoituksiin liittyvässä toiminnassa. Rekisterin tietoja voidaan säilyttää Osuuskaupan seuraaviin vaaleihin saakka, jotta mahdollinen varaedustajan valinta voidaan toteuttaa. Rekisterin tiedot hävitetään tietoturvallisesti edustajistokauden loputtua.

Rekisteröidyn oikeudet (rekisteröity)
Rekisteröidyllä henkilöllä on seuraavat oikeudet:
· Oikeus saada pääsy henkilötietoihin
· Oikeus tietojen oikaisemiseen
· Oikeus tietojen poistamiseen
· Oikeus käsittelyn rajoittamiseen (tietojen oikeellisuuden kiistäminen tai lainvastainen käsittely)
· Vastustamisoikeus
· Oikeus peruuttaa suostumus
· Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen (automaattisen käsittelyn osalta)
· Oikeus saada tieto henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta
Jos henkilö haluaa käyttää oikeuksiaan tai saada lisätietoa henkilötietojensa käsittelystä, hän voi olla yhteydessä tässä selosteessa mainittuun rekisterinpitäjään. Henkilöllä on myös oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos hän katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.

Tunnistamiseen tarvittavat minimitiedot sekä edellytetty tunnistamisen vahvuus (S-ryhmälisäys sisäiseen käyttöön)
Nimi, osoite ja vähintään yksi seuraavista: jäsennumero, puhelinnumero tai sähköpostiosoite.

Suostumuksen peruuttaminen (rekisteröity)
Henkilöllä on oikeus peruuttaa antamansa suostumus niin halutessaan. Suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta suostumuksen perusteella ennen sen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen. Henkilö voi peruuttaa suostumuksensa ottamalla yhteyttä rekisterinpitäjään tai Osuuskaupan S-vaalilautakuntaan. Jos henkilö peruuttaa suostumuksensa ehdokaslistaa varten annettujen tietojen käsittelemiseen, ei hän enää voi olla ehdokkaana tai ehdokaslistan asiamiehenä Osuuskaupan edustajiston vaalissa. Jos rekisteröity peruuttaa suostumuksensa vaalikonetta varten annettujen henkilötietojen käsittelemiseen, poistetaan hänen tietonsa vaalikoneesta, mutta hän voi edelleen olla ehdokkaana vaalissa.

Suostumuksen peruuttaminen (rekisteröity)
Henkilöllä on oikeus peruuttaa antamansa suostumus niin halutessaan. Suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta suostumuksen perusteella ennen sen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen. Henkilö voi peruuttaa suostumuksensa ottamalla yhteyttä rekisterinpitäjään tai Osuuskaupan S-vaalilautakuntaan. Jos henkilö peruuttaa suostumuksensa ehdokaslistaa varten annettujen tietojen käsittelemiseen, ei hän enää voi olla ehdokkaana tai ehdokaslistan asiamiehenä Osuuskaupan edustajiston vaalissa. Jos rekisteröity peruuttaa suostumuksensa vaalikonetta varten annettujen henkilötietojen käsittelemiseen, poistetaan hänen tietonsa vaalikoneesta, mutta hän voi edelleen olla ehdokkaana vaalissa.

Henkilötiedon antamatta jättämisen vaikutukset sopimukselle (rekisteröity)
Henkilötietojen käsittely ei perustu sopimukseen.

Automatisoidun päätöksenteon tai profiloinnin merkitykselliset tiedot (rekisteröity)
Henkilötietojen käsittelyyn ei liity automatisoitua päätöksentekoa eikä henkilötietojen perusteella tehdä profilointia.

Henkilötietojen käsittelyn vaikutukset (rekisteröity)
Suojaamme henkilötietoja huolellisesti koko niiden elinkaaren ajan käyttämällä asianmukaisia tietosuoja- ja tietoturvallisuuskeinoja. Vaalijärjestelmätoimittajat käsittelevät henkilötietoja tietoturvallisissa palvelintiloissa. Pääsyä henkilötietoihin on rajoitettu ja henkilöstöllä on salassapitovelvollisuus. S-ryhmässä suojaamme henkilötietoja muun muassa ennakoivalla riskienhallinnalla ja turvallisuussuunnittelulla, tietoliikenteen suojakeinoin ja käyttämällä turvallisia laitetiloja, kulunvalvontaa ja turvallisuusjärjestelmiä. Henkilötietoja sisältävät fyysiset asiakirjat säilytetään alkukäsittelyn jälkeen lukituissa ja paloturvallisissa säilytystiloissa. Käyttöoikeuksien myöntäminen ja seuranta on hallittua. Koulutamme henkilötietojen käsittelyyn osallistuvaa henkilökuntaamme säännöllisesti ja huolehdimme siitä, että myös yhteistyökumppaniemme henkilöstö ymmärtää henkilötietojen luottamuksellisen luonteen ja turvallisen käsittelyn merkityksen. Valitsemme käyttämämme alihankkijat huolellisesti. Päivitämme jatkuvasti sisäisiä käytäntöjämme ja ohjeitamme. Jos kaikista suojatoimistamme huolimatta henkilötiedot joutuvat vääriin käsiin, on mahdollista, että henkilötietoja käytetään väärin. Jos havaitsemme tällaisen tapahtuman, ryhdymme viipymättä selvittämään sitä ja pyrimme estämään aiheutuvat vahingot. Informoimme tietoturvaloukkauksesta tarvittavia viranomaisia ja rekisteröityjä lainsäädännön vaatimusten mukaisesti.

Käsittelyn vaikutustenarviointi (DPIA) (S-ryhmälisäys sisäiseen käyttöön)
Henkilötietojen käsittelystä ei ole lain edellyttämää tarvetta tehdä vaikutustenarviointia.

Kuvaus tietosuoja-asetuksen 32 artiklan 1 kohdan mukaisista teknisistä ja organisatorisista turvatoimista (viranomainen) Henkilötietoluokka 3