Työnhakijarekisterin tietosuojaseloste

Työnhakijarekisteri TIETOSUOJASELOSTE (25.5.2018 alkaen) Euroopan Unionin yleinen tietosuoja-asetus (EU) 2016/679, artiklat 12, 13, 14 ja 19
1. Rekisterinpitäjä	Työnhakijaprofiilin tietojen osalta Suomen Osuuskauppojen Keskuskunta (SOK) on rekisterinpitäjä. Työnhakutietojen (hakulomake ja sen liitteet) osalta rekisterinpitäjänä on se S-ryhmään kuuluva yritys, josta työnhakija hakee työpaikkaa.
2. Tietosuojavastaavan yhteystiedot	tietosuojavastaava@sok.fi
3. Rekisteriasioita hoitava henkilö	koillismaa.tietosuoja@sok.fi
4. Rekisterin nimi	Työnhakijarekisteri
5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus	Työnhakuprosessin hoitaminen valittaessa henkilöitä S-ryhmässä avoimeksi tuleviin tehtäviin
6. Henkilötietojen käsittelyn peruste	Sopimuksen täytäntöönpaneminen tai sitä edeltävät toimenpiteet Suostumus, soveltuvin osin
7. Kuvaus rekisterinpitäjän oikeutetusta edusta	Henkilötietojen käsittely ei perustu rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun.
8. Käsiteltävät henkilötiedot	Hakuilmoituksessa: rekrytoivan esihenkilön nimi- ja yhteystiedot siinä tapauksessa, että ne on erikseen ilmoitukseen kirjoitettu. Ei ole oletuksena. Työhakemuksessa: Pakolliset nimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero, kielitaito (mikäli asiaa on kysytty), oletko aikaisemmin työskennellyt S-ryhmässä ja Miten kuulit meistä Vapaaehtoiset: osoite, tehtäväkohtaiset kysymykset, linkki profiiliin (esim. LinkedIn), tutkintotiedot, työhistoria. Työnhakija voi liittää myös omia CV-tietoja tai muita liitteitä. Hakija voi halutessaan luoda hakijaprofiilin. Rekrytoinnissa voidaan käyttää tarpeen mukaan myös soveltuvuusarviointeja ulkoisen kumppanin suorittamana. Kumppanille toimitetaan tällöin tehtävän hakijan nimi ja puhelinnumero sekä syntymäaika. Erityistä luotettavuutta edellyttävässä tehtävässä hakijan luottotiedot saatetaan tarkistaa. Avoin rekrytointi: Jos yritys on mahdollistanut avoimen rekrytoinnin, niin henkilö voi täyttää avoimen hakemuksen. Hakijoille voidaan haun päätteeksi lähettää linkki hakijakyselyyn, johon vastaaminen on vapaaehtoista. Suorahaku: työnantajayritys voi hakea työntekijöitä myös suorahaulla. Tällöin haussa käytetään yhteistyökumppania ja käsitellään soveltuvin osin edellä mainittuja tietoja henkilön omalla suostumuksella.
9. Rekisteröityjen ryhmät ja käsiteltävät henkilötietoryhmät	Työnhakijat eli henkilöt, jotka ovat hakemassa tai hakeneet työpaikkaa rekisterinpitäjän palveluksesta, tai täyttäneet työnhakuprofiilin hakeakseen myöhemmin työpaikkaa jostakin S-ryhmän yrityksestä. Yhteystiedot, taustatiedot, osaamistiedot, työhistoria
10. Tietolähde ja kuvaus tietolähteistä, mikäli tiedot on kerätty julkisista lähteistä	Rekisterin tiedot on pääsääntöisesti saatu työnhakijalta itseltään. Mikäli tietoja hankitaan muualta kuin työnhakijalta itseltään, tähän pyydetään työnhakijalta suostumus erikseen (esimerkiksi soveltuvuusarviointi yhteistyökumppanilta) tai tästä ilmoitetaan erikseen (esim. luottotietojen tarkastus).
11. Henkilötietojen vastaanottajat	Henkilötietoja ei pääsääntöisesti luovuteta. Henkilön nimi ja puhelinnumero voidaan kuitenkin luovuttaa yhteistyökumppanille soveltuvuusarvioinnin tekemiseksi työnhakijan suostumuksella. Tietoja saatetaan luovuttaa myös S-ryhmän ulkopuolella hakemuksia käsitteleville sopimuskumppaneille.
12. Henkilötiedon siirrot kolmanteen maahan tai kansainväliselle järjestölle ja käytetyt suojatoimet	Henkilötietoja ei siirretä EU/ETA-alueen ulkopuolelle.
13. Henkilötietojen säilytysaika tai säilytysajan määrittämisen kriteerit	Työnhakutietoja säilytetään 2,5 vuotta siitä, kun kyseinen rekrytointi on suljettu, jonka jälkeen tiedot poistetaan. Säilytysajat perustuvat tasa-arvo- rikos- ja yhdenvertaisuuslakien mukaisiin kanneaikoihin.
14. Rekisteröidyn oikeudet	Rekisteröidyllä on oikeus saada tutustua omiin henkilötietoihinsa tietosuoja-asetuksen 15 artiklan mukaisesti. Rekisteröidyllä on oikeus vaatia rekisterinpitäjää oikaisemaan mahdolliset virheelliset tiedot tietosuoja-asetuksen 16 artiklan mukaisesti. Rekisteröidyllä on oikeus saada tietonsa poistetuiksi tietosuoja-asetuksen 17 artiklassa ilmoitettujen edellytysten täyttyessä. Rekisteröidyllä on oikeus tietojensa käsittelyn rajoittamiseen, jos tietosuoja-asetuksen 18 artiklan mukaiset edellytykset täyttyvät. Rekisteröidyllä on tietosuoja-asetuksen 20 artiklan mukainen oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen siltä osin kuin tiedot on saatu rekisteröidyltä itseltään, niiden käsittely tehdään automaattisesti ja niiden käsittely perustuu suostumukseen tai sopimukseen. Rekisteröidyllä on tietosuoja-asetuksen 21 artiklan mukainen oikeus vastustaa häntä koskevien tietojen käsittelyä, jos tiedot on kerätty yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi tai oikeutetun edun perusteella, ja jos muut artiklaan sisältyvät kriteerit täyttyvät. Jos henkilö haluaa käyttää oikeuksiaan tai saada lisätietoa henkilötietojensa käsittelystä, hän voi olla yhteydessä tässä selosteessa mainittuun rekisterinpitäjään. Rekisteröidyllä on oikeus tehdä kantelu valvovalle viranomaiselle.
15. Suostumuksen peruuttaminen	Niiltä osin, kuin tietojen käsittely perustuu suostumukseen, rekisteröidyllä on tietosuoja-asetuksen artiklan 7 mukaan oikeus peruuttaa antamansa suostumus milloin tahansa. Suostumuksen peruttaminen päättää rekisterinpitäjän oikeuden käsitellä henkilötietoja sellaisiin käyttötarkoituksiin, joilla ei ole suostumuksen lisäksi muuta käsittelyn perustetta. Suostumuksen voi peruuttaa ilmoittamalla siitä rekisterinpitäjälle.
16. Henkilötiedon antamatta jättämisen vaikutukset sopimukselle	Mikäli työnhakija ei anna rekisterinpitäjän tarvitsemia henkilötietojaan, on mahdollista, että häntä ei voida valita haettuun tehtävään.
17. Automatisoidun päätöksenteon tai profiloinnin merkitykselliset tiedot	Henkilötietojen käsittelyyn ei liity automatisoitua päätöksentekoa eikä henkilötietojen perusteella tehdä profilointia.
18. Henkilötietojen käsittelyn vaikutukset ja yleinen kuvaus teknisistä ja organisatorisista turvatoimista	Tietojen käsittelyssä noudatetaan yksilön tietojen käsittelyä, suojausta ja luovutusta koskevaa lainsäädäntöä sekä SOK-yhtymän ja alueosuuskauppojen tietoturvaohjeita. Lokitiedostojen avulla järjestelmästä on mahdollisuus selvittää mm. väärinkäytökset sekä rekisteriin tehdyt muutokset. Rekisterin käyttöoikeudet on tarkkaan määritelty ja rajattu vain niihin henkilöihin, joiden työtehtäviin rekrytointien hoitaminen kuuluu. Suojaamme henkilötietoja huolellisesti koko niiden elinkaaren ajan käyttämällä asianmukaisia tietosuoja- ja tietoturvallisuuskeinoja. Järjestelmätoimittajat käsittelevät henkilötietoja tietoturvallisissa palvelintiloissa. Pääsyä henkilötietoihin on rajoitettu ja henkilöstöllä on salassapitovelvollisuus. S-ryhmässä suojaamme henkilötietoja muun muassa ennakoivalla riskienhallinnalla ja turvallisuussuunnittelulla, tietoliikenteen suojakeinoin, tietojärjestelmien jatkuvalla ylläpidolla, varmuuskopioimalla sekä käyttämällä turvallisia laitetiloja, kulunvalvontaa ja turvallisuusjärjestelmiä. Henkilötietoja sisältävät fyysiset asiakirjat säilytetään alkukäsittelyn jälkeen lukituissa ja paloturvallisissa säilytystiloissa. Käyttöoikeuksien myöntäminen ja seuranta on hallittua. Koulutamme henkilötietojen käsittelyyn osallistuvaa henkilökuntaamme säännöllisesti ja huolehdimme siitä, että myös yhteistyökumppaniemme henkilöstö ymmärtää henkilötietojen luottamuksellisen luonteen ja turvallisen käsittelyn merkityksen. Valitsemme käyttämämme alihankkijat huolellisesti. Päivitämme jatkuvasti sisäisiä käytäntöjämme ja ohjeitamme. Jos kaikista suojatoimistamme huolimatta henkilötiedot joutuvat vääriin käsiin, on mahdollista, että henkilöllisyys varastetaan tai henkilötietoja käytetään muuten väärin. Jos havaitsemme tällaisen tapahtuman, ryhdymme viipymättä selvittämään sitä ja pyrimme estämään aiheutuvat vahingot. Informoimme tietoturvaloukkauksesta tarvittavia viranomaisia ja rekisteröityjä lainsäädännön vaatimusten mukaisesti. Käytämme Google Analytics -evästettä kävijäseurantaan ja rekrytointimarkkinoinnin tehokkuuden mittaamiseen.