Stemma Kuusamon asiakasrekisteri

TIETOSUOJASELOSTE (25.5.2018 alkaen)

Euroopan Unionin yleinen tietosuoja-asetus (EU) 2016/679, artiklat 12, 13, 14 ja 19

Päivitetty 7.4.2022

 

1. Rekisterinpitäjä

Koillismaan Osuuskauppa

Postiosoite:                                             Huoparintie 1, 93600 Kuusamo

Stemma Kuusamo                                010 76 33253

Käyntiosoite:                                          Huoparintie 6, 93600 Kuusamo

Y-tunnus:                                                0186399-1

2. Tietosuojavastaavan yhteystiedot

tietosuojavastaava@sok.fi

3. Rekisteriasioita hoitava henkilö

koillismaa.tietosuoja@sok.fi

4. Rekisterin nimi

Stemma Kuusamon asiakasrekisteri

5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Henkilötietoja käsitellään osana huonekalukaupan tuotteiden ja palveluiden myyntiä, toimitusta sekä laskutusta ja mahdollista saatavien perintää. Henkilötietoja käsitellään tehtäessä myyntitilausten kirjaamista asiakkaittain ja niitä välitetään edelleen mahdolliselle toimittajalle toimituksen toteuttamiseksi.

Käteiskaupassa mahdollinen rahanpesulain mukainen asiakkaan tunnistaminen ja varojen alkuperän varmistaminen

6. Henkilötietojen käsittelyn peruste

Henkilötietoja käsitellään seuraavin perustein

Art. 6.1 b) Sopimus

Tilaus ja toimitussopimus, rahoitussopimus

Art. 6.1 c) Lakisääteinen velvoite

Rahanpesulaki

Henkilötunnuksen käsittely perustuu rekisteröidyn yksiselitteiseen yksilöimiseen sopimuksen, ja rekisteröidyn tai rekisteripitäjän oikeuksien ja velvollisuuksien toteuttamiseksi

7. Kuvaus rekisterinpitäjän oikeutetusta edusta

Henkilötietojen käsittely ei perustu rekisteripitäjän oikeutettuun etuun.

 

8. Käsiteltävät henkilötiedot

• Koillismaa Osuuskaupan Stemma Kuusamon tilisopimukseen ja palveluihin käsittelemät henkilötiedot:
• Etu- ja sukunimi
• Henkilötunnus
• Katuosoite, postinumero ja -toimipaikka
• Puhelinnumero
• Laskutusosoite, jos eri kuin kotiosoite
• Puhelinnumero kotiin tai matkapuhelinnumero
• Ammatti tai asema, työsuhteen alkamispäivämäärä
• Työsuhteen tila
• Työnantajan yhteystiedot
• Osuuskaupan jäsennumero
• Ostotapahtumatosite
• Tiedot asiakkaan ostoista

 

Rahoitushakemus tehdään järjestelmän kautta rahoitusyhtiölle. Tiedot eivät tallennu Stemman järjestelmään:

• ammatti
• työnantaja
• työsuhteen muoto
• vuositulot
• rinnakkaishakijan tiedot

 

9. Käsiteltävät henkilötietoryhmät

Asiakkaan yhteystiedot ja henkilötunnus, valtuutettujen nimitiedot ja henkilötunnus, asiakkaan luottotiedot, luotonmyöntämiseen ja laskutukseen vaikuttavat tiedot, ostohistoria, markkinointisuostumus tai –kielto

10. Tietolähde ja kuvaus tietolähteistä, mikäli tiedot on kerätty julkisista lähteistä

Tiedot saadaan asiakkaalta itseltään

Tieto luottokelpoisuudesta saadaan Bisnode Oy:n järjestelmästä, laskutusasiakkaat.

11. Henkilötietojen vastaanottajat

Henkilötietoja käsitellään tässä selosteessa määriteltyihin tarkoituksiin sähköisissä järjestelmissä ja palveluissa. Käytämme ulkoisia palvelukumppaneita järjestelmä- ja tukipalveluiden tuottamisessa. Henkilötietoja voidaan siirtää käytössä oleville palvelukumppaneille siltä osin, kun nämä osallistuvat toimenpiteiden toteuttamiseen saadun toimeksiannon puitteissa.

Henkilötietoja käsitellään kumppaneiden toimesta Suomessa. Huolehdimme kumppaneidemme henkilötietojen suojan riittävästä tasosta lainsäädännön edellyttämällä tavalla.

Osuuskaupalla on oikeus siirtää erääntynyt saatava perintään kolmannelle osapuolelle.

Tietojen voidaan luovuttaa viranomaisille voimassaolevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa esimerkiksi viranomaisten tietopyyntöihin vastattaessa.

Tietoa ostoista luovutetaan talouden laskutuskumppanille huonekalukaupan tilisopimuksen laskutusta varten sekä S-ryhmän asiakasomistaja- ja asiakasrekisteriin bonuksenmyöntämisehtojen puitteissa automaattisesti sen S-Etukortin jäsennumerolle, jonka asiakas on sopimuksessa ilmoittanut. Tietoa ostoista ja toimitusosoitteista luovutetaan tavarantoimittajille suoratoimituksia varten.

 

12. Henkilötiedon siirrot kolmanteen maahan tai kansainväliselle järjestölle ja käytetyt suojatakeet

Emme siirrä henkilötietoja kolmansiin maihin Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle tai kansainvälisille järjestöille.

 

13. Henkilötietojen säilytysaika tai säilytysajan määrittämisen kriteerit

Tämän selosteen mukaisia henkilötietoja säilytetään ainoastaan niin kauan ja siinä laajuudessa kuin ne ovat tarpeellisia ja rekisterinpitäjä hyödyntää niitä ilmoitettuihin käsittelytarkoituksiin liittyvässä toiminnassa.

Laskutustilisopimusta säilytetään sopimuksen voimassaoloaika sekä sen jälkeen kirjanpitolainsäädännön vaatima arkistointiaika kuluva + 6 vuotta.

Stemman tilauslomaketta (paperidokumentti) säilytämme kuluvan + 2 kuukautta tai vaihtoehtoisesti siihen saakka, että saatavat on suoritettu.

 

Säilytämme tilaushistoriaa huonekalukaupan asiakasjärjestelmässämme kuluvan vuoden + 2 vuotta viimeisestä tilauksesta.

14. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä henkilöllä on seuraavat oikeudet

• Oikeus saada tutustua henkilötietoihin
• Oikeus tietojen oikaisemiseen
• Oikeus tietojen poistamiseen (elinkaaren päättyessä tai mikäli käsittely on lainvastaista)
• Oikeus käsittelyn rajoittamiseen (tietojen oikeellisuuden kiistäminen tai lainvastainen käsittely)
• Vastustamisoikeus (suoramarkkinointi)
• Oikeus peruuttaa suostumus (suoramarkkinointi)
• Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen (automaattisen käsittelyn osalta)
• Oikeus saada tieto henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta

 

Jos henkilö haluaa käyttää oikeuksiaan tai saada lisätietoa henkilötietojensa käsittelystä, hän voi olla yhteydessä tässä selosteessa mainittuun rekisterinpitäjään.

Henkilöllä on myös oikeus tehdä kantelu valvontaviranomaiselle, jos hän katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.

 

15. Suostumuksen peruuttaminen

 

Henkilöllä on oikeus peruuttaa antamansa markkinointisuostumus niin halutessaan. Suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta suostumuksen perusteella ennen sen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen. Markkinointisuostumuksen peruutus tehdään ottamalla yhteyttä tässä selosteessa määriteltyyn rekisterinpitäjään.

 

16. Henkilötiedon antamatta jättämisen vaikutukset sopimukselle

Stemma Kuusamon tilin avaus ja tilille ostaminen ei toteudu

 

17. Automatisoidun päätöksenteon tai profiloinnin merkitykselliset tiedot

Henkilötietojen käsittelyyn ei liity automatisoitua päätöksentekoa eikä henkilötietojen perusteella tehdä profilointia.

 

18. Henkilötietojen käsittelyn vaikutukset

Suojaamme henkilötietoja huolellisesti koko niiden elinkaaren ajan käyttämällä asianmukaisia tietosuoja- ja tietoturvallisuuskeinoja. Huonekalukaupan järjestelmä- ja tavarantoimittajat ja käsittelevät henkilötietoja tietoturvallisissa palvelintiloissa. Pääsyä henkilötietoihin on rajoitettu ja henkilöstöllä on salassapitovelvollisuus.

S-ryhmässä suojaamme henkilötietoja muun muassa ennakoivalla riskienhallinnalla ja turvallisuussuunnittelulla, tietoliikenteen suojakeinoin, tietojärjestelmien jatkuvalla ylläpidolla, varmuuskopioimalla sekä käyttämällä turvallisia laitetiloja, kulunvalvontaa ja turvallisuusjärjestelmiä. Henkilötietoja sisältävät fyysiset asiakirjat säilytetään alkukäsittelyn jälkeen lukituissa ja paloturvallisissa säilytystiloissa. Käyttöoikeuksien myöntäminen ja seuranta on hallittua. Koulutamme henkilötietojen käsittelyyn osallistuvaa henkilökuntaamme säännöllisesti ja huolehdimme siitä, että myös yhteistyökumppaniemme henkilöstö ymmärtää henkilötietojen luottamuksellisen luonteen ja turvallisen käsittelyn merkityksen. Valitsemme käyttämämme alihankkijat huolellisesti. Päivitämme jatkuvasti sisäisiä käytäntöjämme ja ohjeitamme.

Jos kaikista suojatoimistamme huolimatta henkilötiedot joutuvat vääriin käsiin, on mahdollista, että henkilöllisyys varastetaan tai henkilötietoja käytetään muuten väärin. Jos havaitsemme tällaisen tapahtuman, ryhdymme viipymättä selvittämään sitä ja pyrimme estämään aiheutuvat vahingot. Informoimme tietoturvaloukkauksesta tarvittavia viranomaisia ja rekisteröityjä lainsäädännön vaatimusten mukaisesti.