Stemma Kuusamon tietosuojainformaatio

Stemma Kuusamon asiakasrekisteri

TIETOSUOJASELOSTE (25.5.2018 alkaen)
Euroopan Unionin yleinen tietosuoja-asetus (EU) 2016/679, artiklat 12, 13, 14 ja 19

1. Rekisterinpitäjä
Koillismaan Osuuskauppa
Postiosoite: Ouluntaival 1, 93600 Kuusamo
Stemma Kuusamo 010 76 33253
Käyntiosoite: Ouluntaival 1, 93600 Kuusamo
Y-tunnus: 0186399-1

2. Tietosuojavastaavan yhteystiedot
tietosuojavastaava@sok.fi

3. Rekisteriasioita hoitava henkilö
koillismaa.tietosuoja@sok.fi

4. Rekisterin nimi
Stemma Kuusamon asiakasrekisteri

5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Henkilötietoja käsitellään osana huonekalukaupan tuotteiden ja palveluiden myyntiä, toimitusta sekä laskutusta ja mahdollista saatavien perintää. Henkilötietoja käsitellään tehtäessä myyntitilausten kirjaamista asiakkaittain ja niitä välitetään edelleen mahdolliselle toimittajalle toimituksen toteuttamiseksi.

6. Henkilötietojen käsittelyn peruste
Henkilötietoja käsitellään seuraavin perustein
Art. 6.1 b) Sopimus
Tilaus ja toimitussopimus, rahoitussopimus
Henkilötunnuksen käsittely perustuu rekisteröidyn yksiselitteiseen yksilöimiseen
sopimuksen, ja rekisteröidyn tai rekisteripitäjän oikeuksien ja velvollisuuksien toteuttamiseksi

7. Kuvaus rekisterinpitäjän oikeutetusta edusta
Henkilötietojen käsittely ei perustu rekisteripitäjän oikeutettuun etuun.

8. Käsiteltävät henkilötiedot
Koillismaa Osuuskaupan Stemma Kuusamon tilisopimukseen ja palveluihin
käsittelemät henkilötiedot:

  • Etu- ja sukunimi
  • Henkilötunnus
  • Katuosoite, postinumero ja -toimipaikka
  • Puhelinnumero
  • Laskutusosoite, jos eri kuin kotiosoite
  • Puhelinnumero kotiin tai matkapuhelinnumeroAmmatti tai asema, työsuhteen alkamispäivämäärä
  • Työsuhteen tila
  •  Työnantajan yhteystiedot
  • Osuuskaupan jäsennumero
  • Ostotapahtumatosite
  • Tiedot asiakkaan ostoista

Rahoitushakemus tehdään järjestelmän kautta rahoitusyhtiölle. Tiedot eivät tallennu Stemman järjestelmään:

  • ammatti
  • työnantaja
  • työsuhteen muoto
  • vuositulot
  • rinnakkaishakijan tiedot

9. Käsiteltävät henkilötietoryhmät
Asiakkaan yhteystiedot ja henkilötunnus, valtuutettujen nimitiedot ja henkilötunnus, asiakkaan luottotiedot, luotonmyöntämiseen ja laskutukseen vaikuttavat tiedot, ostohistoria, markkinointisuostumus tai –kielto.

10.Tietolähde ja kuvaus tietolähteistä, mikäli tiedot on kerätty julkisista lähteistä
Tiedot saadaan asiakkaalta itseltään. Tieto luottokelpoisuudesta saadaan Bisnode Oy:n järjestelmästä, laskutusasiakkaat.

11.Henkilötietojen vastaanottajat
Henkilötietoja käsitellään tässä selosteessa määriteltyihin tarkoituksiin sähköisissä järjestelmissä ja palveluissa. Käytämme ulkoisia palvelukumppaneita järjestelmä- ja tukipalveluiden tuottamisessa. Henkilötietoja voidaan siirtää käytössä oleville palvelukumppaneille siltä osin, kun nämä osallistuvat toimenpiteiden toteuttamiseen saadun toimeksiannon puitteissa.

Henkilötietoja käsitellään kumppaneiden toimesta Suomessa. Huolehdimme
kumppaneidemme henkilötietojen suojan riittävästä tasosta lainsäädännön edellyttämällä tavalla.

Osuuskaupalla on oikeus siirtää erääntynyt saatava perintään kolmannelle osapuolelle.

Tietojen voidaan luovuttaa viranomaisille voimassaolevan lainsäädännön sallimissa
ja velvoittamissa rajoissa esimerkiksi viranomaisten tietopyyntöihin vastattaessa.
Tietoa ostoista luovutetaan talouden laskutuskumppanille huonekalukaupan tilisopimuksen laskutusta varten sekä S-ryhmän asiakasomistaja- ja asiakasrekisteriin bonuksenmyöntämisehtojen puitteissa automaattisesti sen S-Etukortin jäsennumerolle, jonka asiakas on sopimuksessa ilmoittanut. Tietoa ostoista ja toimitusosoitteista luovutetaan tavarantoimittajille suoratoimituksia varten.

12. Henkilötiedon siirrot kolmanteen maahan tai kansainväliselle järjestölle ja käytetyt suojatakeet
Emme siirrä henkilötietoja kolmansiin maihin Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle tai kansainvälisille järjestöille.

13.Henkilötietojen säilytysaika tai säilytysajan määrittämisen kriteerit
Tämän selosteen mukaisia henkilötietoja säilytetään ainoastaan niin kauan ja siinä laajuudessa kuin ne ovat tarpeellisia ja rekisterinpitäjä hyödyntää niitä ilmoitettuihin käsittelytarkoituksiin liittyvässä toiminnassa.

Laskutustilisopimusta säilytetään sopimuksen voimassaoloaika sekä sen jälkeen
kirjanpitolainsäädännön vaatima arkistointiaika kuluva + 6 vuotta.

Stemman tilauslomaketta (paperidokumentti) säilytämme kuluvan + 2 kuukautta tai vaihtoehtoisesti siihen saakka, että saatavat on suoritettu.

Tosite ostotapahtumasta

Säilytämme tilaushistoriaa huonekalukaupan asiakasjärjestelmässämme kuluvan
vuoden + 2 vuotta viimeisestä tilauksesta.

14.Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä henkilöllä on seuraavat oikeudet

  • Oikeus saada pääsy henkilötietoihin
  •  Oikeus tietojen oikaisemiseen
  • Oikeus tietojen poistamiseen (elinkaaren päättyessä tai mikäli käsittely on lainvastaista)
  • Oikeus käsittelyn rajoittamiseen (tietojen oikeellisuuden kiistäminen tai lainvastainen käsittely)
  • Vastustamisoikeus (suoramarkkinointi)
  • Oikeus peruuttaa suostumus (suoramarkkinointi)
  • Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen (automaattisen käsittelyn osalta)
  • Oikeus saada tieto henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta

Jos henkilö haluaa käyttää oikeuksiaan tai saada lisätietoa henkilötietojensa
käsittelystä, hän voi olla yhteydessä tässä selosteessa mainittuun rekisterinpitäjään.
Henkilöllä on myös oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos hän katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.

15.Suostumuksen peruuttaminen
Rekisteröidyllä on oikeus milloin tahansa peruuttaa antamansa suostumus. Suostumuksen peruttaminen päättää rekisterinpitäjän oikeuden käsitellä henkilötietoja sellaisiin käyttötarkoituksiin, joilla ei ole suostumuksen lisäksi muuta käsittelyn perustetta. Suostumuksen voi peruuttaa ottamalla yhteyttä rekisterinpitäjään.

16.Henkilötiedon antamatta jättämisen vaikutukset sopimukselle
Stemma Kuusamon tilin avaus ja tilille ostaminen ei toteudu

17.Automatisoidun päätöksenteon tai profiloinnin merkitykselliset tiedot
Henkilötietojen käsittelyyn ei liity automatisoitua päätöksentekoa eikä henkilötietojen perusteella tehdä profilointia.

18.Henkilötietojen käsittelyn vaikutukset ja yleinen kuvaus teknisistä ja
organisatorisista turvatoimista
Suojaamme henkilötietoja huolellisesti koko niiden elinkaaren ajan käyttämällä asianmukaisia tietosuoja- ja tietoturvallisuuskeinoja. Rautakaupan järjestelmä- ja tavarantoimittajat ja käsittelevät henkilötietoja tietoturvallisissa palvelintiloissa. Pääsyä henkilötietoihin on rajoitettu ja henkilöstöllä on salassapitovelvollisuus.

S-ryhmässä suojaamme henkilötietoja muun muassa ennakoivalla riskienhallinnalla ja turvallisuussuunnittelulla, tietoliikenteen suojakeinoin, tietojärjestelmien jatkuvalla ylläpidolla, varmuuskopioimalla sekä käyttämällä turvallisia laitetiloja, kulunvalvontaa
ja turvallisuusjärjestelmiä. Henkilötietoja sisältävät fyysiset asiakirjat säilytetään alkukäsittelyn jälkeen lukituissa ja paloturvallisissa säilytystiloissa. Käyttöoikeuksien myöntäminen ja seuranta on hallittua. Koulutamme henkilötietojen käsittelyyn osallistuvaa henkilökuntaamme säännöllisesti ja huolehdimme siitä, että myös yhteistyökumppaniemme henkilöstö ymmärtää henkilötietojen luottamuksellisen luonteen ja turvallisen käsittelyn merkityksen. Valitsemme käyttämämme alihankkijat
huolellisesti. Päivitämme jatkuvasti sisäisiä käytäntöjämme ja ohjeitamme.

Jos kaikista suojatoimistamme huolimatta henkilötiedot joutuvat vääriin käsiin, on mahdollista, että henkilöllisyys varastetaan tai henkilötietoja käytetään muuten väärin. Jos havaitsemme tällaisen tapahtuman, ryhdymme viipymättä selvittämään sitä ja pyrimme estämään aiheutuvat vahingot. Informoimme tietoturvaloukkauksesta tarvittavia viranomaisia ja rekisteröityjä lainsäädännön vaatimusten mukaisesti.