Laskutusasiakasrekisteri


S-ryhmän laskutusasiakasrekisteri

S-ryhmän laskutusasiakasrekisteri

TIETOSUOJASELOSTE (25.5.2018 alkaen)

Euroopan Unionin yleinen tietosuoja-asetus (EU) 2016/679, artiklat 12, 13, 14 ja 19

 

Rekisterinpitäjä

Koillismaan Osuuskauppa :                                  010 76 33100

Postiosoite:                                                               Huoparintie 1, 93600 Kuusamo

Käyntiosoite:                                                             Huoparintie 1, 93600 Kuusamo

Y-tunnus:                                                                    0186399-1

Tietosuojavastaavan yhteystiedot

tietosuojavastaava@sok.fi

Rekisteriasioita hoitava henkilö

tietosuoja.koillismaa@sok.fi

Rekisterin nimi

S-ryhmän laskutusasiakasrekisteri

 

Antamasi tiedot kerätään ja tallennetaan Koillismaan Osuuskaupan talouden asiakasrekisteriin. Henkilötietojasi käytetään laskuttamiseen, myyntireskontran hoitamiseen, luotonvalvontaan ja perintään.
S-ryhmän laskutusasiakasrekisteri
Käsittelyn tarkoitukset

 

Tietoja käytetään laskutusasiakkuuden perustamiseen, luottotietojen tarkistamiseen, laskuttamiseen, myyntireskontran hoitamiseen, luotonvalvontaan ja perintään.
Käsittelyn peruste

 

Henkilötietojen käsittely perustuu asiakaslaskutussopimuksen sekä kirjanpitolakiin.

Henkilötunnuksen käsittely perustuu rekisteröidyn yksiselitteiseen yksilöimiseen sopimuksen, ja rekisteröidyn tai rekisteripitäjän oikeuksien ja velvollisuuksien toteuttamiseksi

Kuvaus rekisterinpitäjän oikeutetusta edusta Henkilötietojen käsittely ei perustu rekisteripitäjän oikeutettuun etuun
Kuvaus rekisteröityjen ryhmistä Laskutusasiakkaat
Kuvaus henkilötietoryhmästä Laskutusasiakkaan perustiedot, henkilötunnus ja laskutusasiakkaan yhteystiedot, osto- ja maksuhistoria.
Käsiteltävät henkilötiedot Liikekumppanimasterdata:

·         Liikekumppanin nimi

·         Nimen tarkenne

·         Nimen lisätarkenne

·         Nimilyhenne

·         Ylempi liikekumppani

·         Liikekumppanin tunnus

·         Y-tunnus, ALV-tunnus tai henkilötunnus

·         Edellinen nimi

·         Yhtiömuoto

·         Asiakasryhmä

·         Toimittajaryhmä

·         Konsernikoodi

·         Tunniste (mikäli ei Y-tunnusta, ALV-tunnusta tai henkilötunnusta

·         Aloituspvm

·         Enn.perintä voimassa

·         Lopetuspvm

·         Lopetussyy

·         Lähiosoite

·         Postinumero

·         Postitoimipaikka

·         Postilokero

·         Postinumero (postilokero)

·         Postitoimipaikka (postilokero)

·         Maa

·         Kieli

·         Puhelin

·         Telefax

·         Sähköposti yleinen

·         OVT -tunnus

·         Bisnoden tietojärjestelmässä tarkasteltava tieto luottopäätöksentekoprosessissa:

·         Henkilötunnus

·         Maksuhäiriömerkinnän pvm

·         Merkinnän aiheuttanut summa

·         Merkinnän aiheuttaneen saatavan maksupvm

Tietolähde ja kuvaus tietolähteistä, mikäli tiedot on kerätty julkisista lähteistä

 

Luottotietojen tarkastus Bisnode Finland -portaali

Laskutusasiakkaan masterdatatiedot, SOK:n Orma -organisaatiomasterin Liikekumppanirekisteri

Laskutusasiakkaan laskutus- ja myyntireskontratiedot, kirjanpitojärjestelmä

Laskutusasiakkaan laskutus- ja myyntireskontratiedot, Talouden raportointijärjestelmän tietovarasto

Laskutusasiakkaan laskutus- ja myyntireskontratiedot, Talouden sähköinen arkisto

Vastaanottajaryhmät Henkilötietoja käsitellään tässä selosteessa määriteltyihin tarkoituksiin sähköisissä järjestelmissä ja palveluissa. Käytämme sisäisiä ja ulkoisia palvelukumppaneita järjestelmä- ja tukipalveluiden tuottamisessa. Henkilötietoja voidaan siirtää käytössä oleville palvelukumppaneille siltä osin, kun nämä osallistuvat toimenpiteiden toteuttamiseen saadun toimeksiannon puitteissa.

Henkilötietoja käsitellään järjestelmätoimittajien konsulttien ja Intrum Justitian, SOK Palveluässän, SOK Talouden ja SOK IT palveluiden toimesta. Käytämme myös alihankkijoita henkilötietojen käsittelyssä, ja tietoja siirretään rajatusti Euroopan unionin (EU) tai Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelle.

Huolehdimme kumppaneidemme henkilötietojen suojan riittävästä tasosta lainsäädännön edellyttämällä tavalla.

Emme luovuta rekisterin tietoja edelleen kolmannelle osapuolelle, poislukien tietojen luovuttaminen viranomaisille voimassaolevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa esimerkiksi viranomaisten tietopyyntöihin vastattaessa.

Kolmannet maat ja kansainväliset järjestöt, joihin tietoja siirretään tai tieto siitä, ettei henkilötietoja siirretä kolmansiin maihin tai kansainvälisiin järjestöihin Käytämme alihankkijoita henkilötietojen käsittelyssä, ja tietoja siirretään rajatusti Euroopan unionin (EU) tai Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelle. Asiakastietojärjestelmien  teknistä ylläpitoa voidaan tehdä tietosuojalainsäädännön edellytykset huomioiden etäyhteyksien avulla myös Euroopan unionin (EU) tai Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelta.

Henkilötietoja ei siirretä kansainvälisille järjestöille

Asiakastietoja siirretään EU:n tai ETA:n ulkopuolelle, silloin kun se on henkilötietojen käsittelyn teknisen toteuttamisen kannalta tarpeellista. Ylläpito- tai teknisen tuen palvelukumppanimme on asianmukaisin sopimuksin sitoutunut tietosuojajärjestelyyn palvelu- ja tietojenkäsittelysopimuksen sekä EU:n vakiolausekkeiden mukaisesti.

Tietojen säilytysajat, tai sen määrittämisen kriteerit Kirjanpitolain arkistointivaateen mukainen
Rekisteröidyn oikeudet Rekisteröidyllä henkilöllä on seuraavat oikeudet:

·         Oikeus saada tutustua henkilötietoihin

·         Oikeus tietojen oikaisemiseen

·         Oikeus tietojen poistamiseen (elinkaaren päättyessä tai mikäli käsittely on lainvastaista)

·         Oikeus käsittelyn rajoittamiseen (tietojen oikeellisuuden kiistäminen tai lainvastainen käsittely)

·         Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen (automaattisen käsittelyn osalta)

·         Oikeus saada tieto henkilötietojen tietoturvaloukkauksista

Jos henkilö haluaa käyttää oikeuksiaan tai saada lisätietoa henkilötietojensa käsittelystä, hän voi olla yhteydessä tässä selosteessa mainittuun rekisterinpitäjään.  Katso lisätietoja osoitteesta https://www.s-kanava.fi/web/s-ryhma/tietosuoja/sinun-oikeutesi.

Henkilöllä on myös oikeus tehdä kantelu valvontaviranomaiselle, jos hän katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.

Suostumuksen peruuttaminen Käsittelyperuste ei ole suostumus vaan sopimus.
Henkilötiedon antamatta jättämisen vaikutukset sopimukselle Laskutusasiakkuutta ei synny ilman sopimusta
Automatisoidun päätöksenteon tai profiloinnin merkitykselliset tiedot Henkilötietojen käsittelyyn ei liity automatisoitua päätöksentekoa eikä henkilötietojen perusteella tehdä profilointia.
Henkilötietojen käsittelyn vaikutukset Suojaamme henkilötietoja huolellisesti koko niiden elinkaaren ajan käyttämällä asianmukaisia tietosuoja- ja tietoturvallisuuskeinoja. Taloushallinnon järjestelmätoimittajat käsittelevät henkilötietoja tietoturvallisissa palvelintiloissa. Pääsyä henkilötietoihin on rajoitettu ja henkilöstöllä on salassapitovelvollisuus.

S-ryhmässä suojaamme henkilötietoja muun muassa ennakoivalla riskienhallinnalla ja turvallisuussuunnittelulla, tietoliikenteen suojakeinoin ja käyttämällä turvallisia laitetiloja, kulunvalvontaa ja turvallisuusjärjestelmiä. Henkilötietoja sisältävät fyysiset asiakirjat säilytetään alkukäsittelyn jälkeen lukituissa ja paloturvallisissa säilytystiloissa. Käyttöoikeuksien myöntäminen ja seuranta on hallittua. Koulutamme henkilötietojen käsittelyyn osallistuvaa henkilökuntaamme säännöllisesti ja huolehdimme siitä, että myös yhteistyökumppaniemme henkilöstö ymmärtää henkilötietojen luottamuksellisen luonteen ja turvallisen käsittelyn merkityksen. Valitsemme käyttämämme alihankkijat huolellisesti. Päivitämme jatkuvasti sisäisiä käytäntöjämme ja ohjeitamme.

Jos kaikista suojatoimistamme huolimatta henkilötiedot joutuvat vääriin käsiin, on mahdollista, että henkilöllisyys varastetaan tai henkilötietoja käytetään muuten väärin. Jos havaitsemme tällaisen tapahtuman, ryhdymme viipymättä selvittämään sitä ja pyrimme estämään aiheutuvat vahingot. Informoimme tietoturvaloukkauksesta tarvittavia viranomaisia ja rekisteröityjä lainsäädännön vaatimusten mukaisesti.