Henkilötietojasi kerätään ja tallennetaan edustajiston vaalien ehdokaslistojen ja vaalikoneen tuottamiseen, ehdokkaiden esittelyyn ja edustajistovaalin järjestämiseen. Toimittamiesi henkilötietojen rekisterinpitäjänä toimii Koillismaan Osuuskauppa, Huoparintie 1, 93600 Kuusamo, p. 01076 33100, www.koillismaanosuuskauppa.fi.

(rekisteröity ja viranomainen)

Ehdokkaiden tietoja ja ehdokkaiden vaalikoneeseen antamia tietoja käytetään Osuuskaupan edustajiston vaaleissa vaalien toteuttamiseen ja ehdokkaina olevien esittelyyn.

Ehdokkaan vaalikoneeseen täyttämät tiedot ovat vaalikoneessa sen julkaisemisen jälkeen julkisesti löydettävissä.

Rekisterin tietoja ei käytetä suoramainontaan, etämyyntiin tai muuhun suoramarkkinointiin eikä markkina- tai mielipidetutkimuksiin.

Ehdokasasetteluun ja äänestykseen liittyvä henkilötieto ovat aoa-rekisterin alaista henkilötietoa ja ne ovat kuvattu aoa-rekisterin tietosuojaselosteessa.

(rekisteröity ja viranomainen)

(rekisteröity)

(rekisteröity ja viranomainen)

(rekisteröity)

·         ehdokkaan ilmoittajan nimi

·         osoite

·         jäsennumero,

·         puhelinnumero

·         sähköpostiosoite.

Ehdokkaan antamia tietoja tiedot:

·         nimi

·         ehdokkaan arvo tai ammatti

·         osoite

·         puhelinnumero

·         sähköpostiosoite

·         jäsennumero

Ehdokkaan vaalikoneeseen antamia tietoja:

·         ehdokkaan vaalialue

·         ehdokkaan numero

·         ehdokaslistan nimi

·         ehdokkaan asuinkunta

·         ikä

·         kokemus edustajiston työskentelystä

·         ehdokkaan motto tai vaaliteema

·         muut ehdokkaan vastaukset vaalikoneen kysymyksiin

·         ehdokkaan valokuva

·         ehdokkaan verkkosivun tai Facebook-sivun osoite

Eh   Ehdokkuudesta ja ehdokkaan ilmoittamisesta kiinnostuneen henkilön antamia tietoja:

•     nimi • puhelinnumero • sähköpostiosoite

(viranomainen)

(rekisteröity)

(rekisteröity ja viranomainen)

Henkilötietoja käsitellään Editan Prima Oy:n (kumppani) toimesta Suomessa.

Huolehdimme kumppaneidemme henkilötietojen suojan riittävästä tasosta lainsäädännön edellyttämällä tavalla.

Emme luovuta rekisterin tietoja edelleen kolmannelle osapuolelle, poislukien tietojen luovuttaminen viranomaisille voimassaolevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa esimerkiksi viranomaisten tietopyyntöihin vastattaessa.

(viranomainen)

”Mikäli rekisterinpitäjä toimittaa tiedot ainoastaan vastaanottajaryhmistä, sen on pystyttävä osoittamaan, miksi valittu menettelytapa on asianmukainen. Tällaisessa tilanteessa vastaanottajaryhmiä koskevien tietojen tulisi olla niin täsmällisiä kuin mahdollista ja sisältää vastaanottajien tyypin (esim. viittauksella sen suorittamiin käsittelytoimiin), toimialan, sektorin ja alasektorin sekä vastaanottajien sijainnin.” (Tietosuojavaltuutettu, Informointivelvoitteen edellyttävät tiedot)

(rekisteröity ja viranomainen)

(viranomainen)

(rekisteröity ja viranomainen)

Rekisterin tietoja voidaan säilyttää Osuuskaupan seuraaviin vaaleihin saakka, jotta mahdollinen varaedustajan valinta voidaan toteuttaa. Rekisterin tiedot hävitetään tietoturvallisesti edustajistokauden loputtua.

(rekisteröity)

·         Oikeus saada pääsy henkilötietoihin

·         Oikeus tietojen oikaisemiseen

·         Oikeus tietojen poistamiseen

·         Oikeus käsittelyn rajoittamiseen (tietojen oikeellisuuden kiistäminen tai lainvastainen käsittely)

·         Vastustamisoikeus

·         Oikeus peruuttaa suostumus

·         Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen (automaattisen käsittelyn osalta)

·         Oikeus saada tieto henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta

Jos henkilö haluaa käyttää oikeuksiaan tai saada lisätietoa henkilötietojensa käsittelystä, hän voi olla yhteydessä tässä selosteessa mainittuun rekisterinpitäjään. Katso lisätietoja osoitteesta: https://tietosuoja.s-ryhma.fi/haluatko-tietaa-mita-tietoja-meilla-sinusta-on/

Henkilöllä on myös oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos hän katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.

(S-ryhmälisäys sisäiseen käyttöön)

(rekisteröity)

Henkilö voi peruuttaa suostumuksensa ottamalla yhteyttä rekisterinpitäjään tai Osuuskaupan S-vaalilautakuntaan.

Jos henkilö peruuttaa suostumuksensa ehdokaslistaa varten annettujen tietojen käsittelemiseen, ei hän enää voi olla ehdokkaana tai ehdokaslistan asiamiehenä Osuuskaupan edustajiston vaalissa. Jos rekisteröity peruuttaa suostumuksensa vaalikonetta varten annettujen henkilötietojen käsittelemiseen, poistetaan hänen tietonsa vaalikoneesta, mutta hän voi edelleen olla ehdokkaana vaalissa.

(rekisteröity)

(rekisteröity)

(rekisteröity)

S-ryhmässä suojaamme henkilötietoja muun muassa ennakoivalla riskienhallinnalla ja turvallisuussuunnittelulla, tietoliikenteen suojakeinoin ja käyttämällä turvallisia laitetiloja, kulunvalvontaa ja turvallisuusjärjestelmiä. Henkilötietoja sisältävät fyysiset asiakirjat säilytetään alkukäsittelyn jälkeen lukituissa ja paloturvallisissa säilytystiloissa. Käyttöoikeuksien myöntäminen ja seuranta on hallittua. Koulutamme henkilötietojen käsittelyyn osallistuvaa henkilökuntaamme säännöllisesti ja huolehdimme siitä, että myös yhteistyökumppaniemme henkilöstö ymmärtää henkilötietojen luottamuksellisen luonteen ja turvallisen käsittelyn merkityksen. Valitsemme käyttämämme alihankkijat huolellisesti. Päivitämme jatkuvasti sisäisiä käytäntöjämme ja ohjeitamme.

Jos kaikista suojatoimistamme huolimatta henkilötiedot joutuvat vääriin käsiin, on mahdollista, että henkilötietoja käytetään väärin. Jos havaitsemme tällaisen tapahtuman, ryhdymme viipymättä selvittämään sitä ja pyrimme estämään aiheutuvat vahingot. Informoimme tietoturvaloukkauksesta tarvittavia viranomaisia ja rekisteröityjä lainsäädännön vaatimusten mukaisesti.