Työntekijärekisterin tietosuojaseloste

Työntekijärekisteri

TIETOSUOJASELOSTE (25.5.2018 alkaen)

Euroopan Unionin yleinen tietosuoja-asetus (EU) 2016/679, artiklat 12, 13, 14 ja 19

 
1.     Rekisterinpitäjä

 

 

Koillismaan Osuuskauppa

 

2.    Tietosuojavastaavan yhteystiedot  

tietosuojavastaava@sok.fi

 

3.     Rekisteriasioita hoitava henkilö HR-asiantuntija Minna Virranniemi

minna.virranniemi@sok.fi

 

4.     Rekisterin nimi  

Työntekijärekisteri

 

5.     Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus  

Työntekijätiedon käsittely

 

6.     Henkilötietojen käsittelyn peruste  

Sopimuksen täytäntöönpaneminen tai sitä edeltävät toimenpiteet - pääsääntöisesti

Suostumus - esim. hyvinvointietu (ePassi), tutkintojen ja työhistorian kirjaaminen

Rekisterinpitäjän lakisääteinen velvoite – esim. ulkomaalaisen työluvat, viranomaisluvat, työtapaturma- ja työeläkevakuuttaminen, biologisten tekijöiden altisteluettelo, kuntoutus ja työkyvyttömyyseläkeprosessit, tutkintoon johtavat koulutukset ja oppisopimukset, palkanlaskenta ja -maksu, tuotannollis-taloudellisin syin irtisanottujen tai irtisanomisuhan alla olevien erityiset oikeudet

Oikeutettu etu - viestinnän digitaalinen työympäristö (Workplace), erilliset organisaation kehittämiseen liittyvät pulssikyselyt (kuten työterveyshuolto) sekä pilvipalvelu Office 365.

 

7.     Kuvaus rekisterinpitäjän oikeutetusta edusta  

Workplace: Työnantajan toiminnan kannalta on perusteltua ja tarpeellista tarjota työntekijöilleen nykyaikainen, ajasta ja paikasta riippumaton työviestinnän kanava (Workplace). Lisäksi Workplacen osalta rekisteröidyllä on itsellään laajat mahdollisuudet vaikuttaa siihen, kuinka aktiivisesti ja millä tavoin hän osallistuu viestintään.

Näin ollen palvelun käytöstä ei aiheudu kohtuutonta haittaa tai riskejä työntekijän yksityisyyden suojalle.

 

Office 365: Työntekijän työsuhteen ja työsuhteessa suoriutumisen kannalta Office 365 on keskeinen työväline ja järjestelmä. Office 365 on nykyaikainen ajasta ja paikasta riippumaton pilvipalvelu, jossa rekisteröidyllä on laajat mahdollisuudet vaikuttaa siihen, millä tavoin hän Office 365 –sovelluksia käyttää. Rekisteröidyllä on mm. mahdollisuus itse hallinnoida luotujen dokumenttien näkyvyyttä ja oletusasetuksena on, että tiedostot näkyvät ainoastaan rekisteröidylle itselleen.

 

8.     Käsiteltävät henkilötiedot  

Käsiteltävät tiedot vaihtelevat prosessikohtaisesti, ks. tästä tarkempi HR-prosessikuvaus, jossa käsiteltävät tiedot on yksilöity.

 

9.     Rekisteröityjen ryhmät ja käsiteltävät henkilötietoryhmät  

Työntekijät eli henkilöt, jotka ovat parhaillaan tai on valittu työsuhteeseen rekisterinpitäjän palvelukseen tai ovat olleet rekisterinpitäjän palveluksessa.

 

Tyypillisesti esimerkiksi työntekijän nimi- ja yhteystiedot, organisaation tiedot, työsuhteen tiedot, palkanmaksua koskevat tiedot, ulkomaalaiselta vaadittavat erityistiedot, viranomaislupatiedot, työajanseurannassa ja työvuorosuunnittelussa tarvittavat tiedot, tiedot lakisääteisiin vapaisiin ja poissaoloihin liittyen, työpaikalla tapahtuneeseen altistumiseen ja työkykyyn liittyvät tiedot, CoVid-19-viruksen rokotetiedot, osaamis- koulutus-, kokemus- ja tutkintotiedot, työvälineitä ja käyttöoikeuksia varten tarvittavat tiedot, työtyytyväisyyteen tai tunnetilaan liittyvät tiedot (pulssikyselyt).

 

10. Tietolähde ja kuvaus tietolähteistä, mikäli tiedot on kerätty julkisista lähteistä  

Rekisterin tiedot on pääsääntöisesti saatu työntekijältä itseltään tai ne ovat kerääntyneet työsuhteen kestäessä rekisterinpitäjän (työnantajan) järjestelmiin tai manuaalisiin aineistoihin, tai niistä on sovittu (kuten palkka ja muut etuudet).

 

11. Henkilötietojen vastaanottajat  

Henkilötietoja luovutetaan työnantajan lakisääteisten velvoitteiden täyttämiseksi esimerkiksi verottajalle, Kelaan ja eläke- ja tapaturmavakuutusyhtiöön.

 

Palkanmaksuun liittyen työnantajalla voi olla lain mukaan velvollisuus toimittaa tietoa esim. ulosottoviranomaiselle, työntekijän ammattiliittoon, pyydettäessä koulutusrahastoon.

Palkkalaskelma toimitetaan sähköisenä OmaPostiin.

 

Ulkomaalaisen työntekijän palkkaamisesta on lain mukaan ilmoitettava TE-toimistoon, työsuojeluviranomaiselle ja henkilöstön edustajalle.

 

Työntekijätieto luovutetaan S-ryhmän asiakasomistajarekisteriin, jotta työntekijä saa hänelle kuuluvan ostoedun.

 

Työntekijän ja työsuhteen perustiedot luovutetaan työterveyshuoltoon, jotta työntekijä saa hänelle kuuluvat palvelut. Muualta kuin työterveyshuollosta saatu lääkärintodistus toimitetaan työterveyshuoltoon lain edellyttämin tavoin, ellei työntekijä ole erikseen kieltänyt luovuttamista. Varhaisen tuen keskusteluista ja työkykyneuvotteluista informoidaan niin ikään työterveyshuoltoa. Työpaikalla biologisiin tekijöihin altistuneiden tiedot toimitetaan lain edellyttämin tavoin pyynnöstä työsuojeluviranomaiselle, työterveyshuollolle, kunnan tai sairaanhoitopiirin tartuntataudeista vastaavalle lääkärille tai työsuojeluhenkilöstölle.

 

Vuorotteluvapaalle lähtevän työntekijän henkilötietoja on luovutettava TE-toimistoon ja työttömyyskassaan.

 

Oppisopimuksista luovutetaan tietoja lain mukaisesti oppisopimuskeskukselle SopimusPro-järjestelmän kautta.

 

Työmatkustamiseen liittyen työntekijöiden yhteystiedot luovutetaan yhteistyökumppanille (Amex GBT).

 

Rekisterinpitäjä voi lisäksi käyttää yhteistyökumppaneita, jotka käsittelevät henkilötietoja rekisterinpitäjän puolesta. Näitä ovat esimerkiksi:

o   Eezy Spirit Oy (TYT-tutkimuksen toteuttaja)

o   DNA (puhelin- ja laajakaistaliittymät)

o   Fujitsu (käyttäjätunnukset, sähköpostilaatikko, Service Desk-käyttötuki)

o   Boyden Oy, Competence Dimensions Oy, Thomas International Oy, AON Assessment (henkilöarvioinnit)

o   ePassi Payments Oy (hyvinvointietu, vain työntekijän suostumuksella)

o   Sirius/Terveystalo (digitaalinen työkalu varhaisen välittämisen tukena)

o   Microsoft (Office 365)

o   Coupa, Cognicount Oy, Accenture (ostolaskujen ja tilausten käsittely)

o   Timecon Worktime Stanley Security Oy (työajanseuranta ja kulunvalvonta)

o   Therefore (soppari) Canon Oy (sähköinen sopimushallintajärjestelmä)

 

12. Henkilötiedon siirrot kolmanteen maahan tai kansainväliselle järjestölle ja käytetyt suojatoimet  

Käytämme alihankkijoita henkilötietojen käsittelyssä, ja tietoja siirretään rajatusti Euroopan unionin (EU) tai Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelle.

 

Työntekijärekisteriin sisältyviin, järjestelmien käyttöoikeuksiin liittyvien henkilötietojen teknistä ylläpitoa voidaan tehdä tietosuojalainsäädännön edellytykset huomioiden etäyhteyksien avulla myös EU:n tai ETA:n ulkopuolelta.

 

Henkilötietoja ei siirretä kansainvälisille järjestöille.

 

Henkilötietoja siirretään EU:n tai ETA:n ulkopuolelle, silloin kun se on henkilötietojen käsittelyn teknisen toteuttamisen kannalta tarpeellista.

 

-          Viestinnän digitaalinen työympäristö (Workplace): sopimuskumppani (Facebook) voi siirtää tietoja myös EU/ETA-alueen ulkopuolelle, kuten erityisesti Yhdysvaltoihin, mutta sopimuskumppani on sitoutunut huolehtimaan siitä, että tietosuoja-asetuksen edellyttämiä suojamekanismeja tällöin noudatetaan.

 

Ylläpito- tai teknisen tuen palvelukumppanimme on asianmukaisin sopimuksin sitoutunut tietosuojajärjestelyyn palvelu- ja tietojenkäsittelysopimuksen sekä EU:n mallilausekkeiden mukaisesti.

 

13. Henkilötietojen säilytysaika tai säilytysajan määrittämisen kriteerit  

Henkilötietojen säilytysajat vaihtelevat prosessikohtaisesti, ks. tästä tarkempi HR-prosessikuvaus, jossa käsittelyajat on yksilöity.

 

Pääsääntönä on, että mitään työntekijätietoja ei käsitellä enää sen jälkeen, kun 10 vuotta on kulunut yhdenjaksoisen työsuhteen päättymisestä viimeisessä S-ryhmään kuuluvassa yrityksessä (työsopimuslain mukainen velvoite antaa työtodistus päättyy tuolloin).

 

Osassa prosesseja säilytysajat ovat tätä lyhyempiä, ja ne perustuvat

·         työlainsäädännön mukaisiin kanneaikoihin

·         kirjanpitolainsäädännön mukaisiin säilytysaikoihin ja

·         viime kädessä työnantajan arvioimaan tiedon tarpeellisuuteen.

 

14. Rekisteröidyn oikeudet  

Rekisteröidyllä on oikeus saada tutustua omiin henkilötietoihinsa tietosuoja-asetuksen 15 artiklan mukaisesti.

 

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia rekisterinpitäjää oikaisemaan rekisteröityä koskevat virheelliset tiedot tietosuoja-asetuksen 16 artiklan mukaisesti.

 

Rekisteröidyllä on oikeus saada tietonsa poistetuiksi tietosuoja-asetuksen 17 artiklassa ilmoitettujen edellytysten täyttyessä.

 

Rekisteröidyllä on oikeus tietojensa käsittelyn rajoittamiseen, jos tietosuoja-asetuksen 18 artiklan mukaiset edellytykset täyttyvät.

 

Rekisteröidyllä on tietosuoja-asetuksen 20 artiklan mukainen oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen siltä osin kuin tiedot on saatu rekisteröidyltä itseltään, niiden käsittely tehdään automaattisesti ja niiden käsittely perustuu suostumukseen tai sopimukseen.

 

Rekisteröidyllä on tietosuoja-asetuksen 21 artiklan mukainen oikeus vastustaa häntä koskevien tietojen käsittelyä, jos tiedot on kerätty yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi tai oikeutetun edun perusteella, ja jos muut artiklaan sisältyvät kriteerit täyttyvät.

 

Jos henkilö haluaa käyttää oikeuksiaan tai saada lisätietoa henkilötietojensa käsittelystä, hän voi olla yhteydessä tässä selosteessa mainittuun rekisterinpitäjään.

 

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä kantelu valvovalle viranomaiselle.

 

15.  Suostumuksen peruuttaminen  

Niiltä osin, kuin tietojen käsittely perustuu suostumukseen, rekisteröidyllä on tietosuoja-asetuksen artiklan 7 mukaan oikeus peruuttaa antamansa suostumus milloin tahansa.  Suostumuksen peruttaminen päättää rekisterinpitäjän oikeuden käsitellä henkilötietoja sellaisiin käyttötarkoituksiin, joilla ei ole suostumuksen lisäksi muuta käsittelyn perustetta. Suostumuksen voi peruuttaa ilmoittamalla siitä rekisterinpitäjälle.

 

16. Henkilötiedon antamatta jättämisen vaikutukset sopimukselle  

Vaikutukset vaihtelevat prosessikohtaisesti. Rekisterin pitäjänä toimiva työnantaja kerää vain työsuhteen kannalta tarpeellisia tietoja, joten tietojen antamatta jättämisellä voi olla seurauksia.

 

Niiltä osin, kuin tietojen käsittely perustuu työntekijän suostumukseen (esim. hyvinvointietu), työntekijä voi kieltäytyä suostumuksen antamisesta seuraamuksetta.

 

17.  Automatisoidun päätöksenteon tai profiloinnin merkitykselliset tiedot  

Henkilötietojen käsittelyyn ei liity automatisoitua päätöksentekoa eikä henkilötietojen perusteella tehdä profilointia.

 

18.  Henkilötietojen käsittelyn vaikutukset ja yleinen kuvaus teknisistä ja organisatorisista turvatoimista  

Rekisterissä käsitellään sisäisen henkilötietoluokituksemme mukaisten henkilötietoluokkien 1-3 mukaisia tietoja. Valtaosa rekisterin tiedoista on henkilötietoluokan 2 mukaista tietoa (kohdistuu erityisiä vaatimuksia), koska käsiteltäviin tietoihin sisältyy tyypillisesti esim. henkilötunnus tai palkkaan /palkitsemiseen liittyviä tietoja. Henkilötietoluokan 1 tietoja (erityisiä henkilötietoja) käsitellään erityisesti palkkahallinnossa (sairauspoissaolotodistukset, ammattiliiton jäsenyys).

 

Suojaamme henkilötietoja huolellisesti koko niiden elinkaaren ajan käyttämällä asianmukaisia tietosuoja- ja tietoturvallisuuskeinoja. Järjestelmätoimittajat käsittelevät henkilötietoja tietoturvallisissa palvelintiloissa. Pääsyä henkilötietoihin on rajoitettu ja henkilöstöllä on salassapitovelvollisuus.

 

S-ryhmässä suojaamme henkilötietoja muun muassa ennakoivalla riskienhallinnalla ja turvallisuussuunnittelulla, tietoliikenteen suojakeinoin, tietojärjestelmien jatkuvalla ylläpidolla, varmuuskopioimalla sekä käyttämällä turvallisia laitetiloja, kulunvalvontaa ja turvallisuusjärjestelmiä. Henkilötietoja sisältävät fyysiset asiakirjat säilytetään alkukäsittelyn jälkeen lukituissa ja paloturvallisissa säilytystiloissa. Käyttöoikeuksien myöntäminen ja seuranta on hallittua. Koulutamme henkilötietojen käsittelyyn osallistuvaa henkilökuntaamme säännöllisesti ja huolehdimme siitä, että myös yhteistyökumppaniemme henkilöstö ymmärtää henkilötietojen luottamuksellisen luonteen ja turvallisen käsittelyn merkityksen. Valitsemme käyttämämme alihankkijat huolellisesti. Päivitämme jatkuvasti sisäisiä käytäntöjämme ja ohjeitamme.

 

Jos kaikista suojatoimistamme huolimatta henkilötiedot joutuvat vääriin käsiin, on mahdollista, että henkilöllisyys varastetaan tai henkilötietoja käytetään muuten väärin. Jos havaitsemme tällaisen tapahtuman, ryhdymme viipymättä selvittämään sitä ja pyrimme estämään aiheutuvat vahingot. Informoimme tietoturvaloukkauksesta tarvittavia viranomaisia ja rekisteröityjä lainsäädännön vaatimusten mukaisesti.